Gesellschafterversammlung GmbH

Protokoll, Einberufung, Einladung und Beschlussfähigkeit

Wichtige Entscheidungen in der GmbH werden in der Gesellschafterversammlung getroffen. Da es für zentrale Fragen der Gesellschafterversammlung, wie die Einberufung, Beschlussfähigkeit, Versammlungsleitung, Stimmrechte und Stimmverbote nur unzureichende Regelungen im GmbH-Gesetz gibt, können diese schnell brisant werden.

Dies gilt insbesondere dann, wenn Management und Gesellschafter in wichtigen Fragen uneins sind oder es gar zum Gesellschafterstreit kommt. Die Weichen werden in solchen Fällen in der Gesellschafterversammlung durch formelle Gesellschafterbeschlüsse gestellt. Daher ist in der Unternehmenspraxis den rechtlichen (und taktischen) Spielregeln größte Aufmerksamkeit zu widmen. Der Gesellschaftsvertrag und die gesetzlichen Vorgaben müssen bei der Beschlussfassung richtig interpretiert und umgesetzt werden. Andernfalls droht die Anfechtung der Gesellschafterbeschlüsse.

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Einen Überblick der hier behandelten Themen zur GmbH-Gesellschafterverversammlung finden Sie nachfolgend:

Vorbereitung der Gesellschafterversammlung

Das Gesetz regelt die Anforderungen einer GmbH-Gesellschafterversammlung nur sehr oberflächlich. Im GmbH-Gesetz werden nur einige wesentliche Punkte, zum Beispiel Formalismen zur Einberufung, Tagesordnung und Stimmverbote, geregelt. Oftmals finden sich im Gesellschaftsvertrag ausführlichere Vorgaben zur Gesellschafterversammlung. Wollen sich die Geschäftsführer und Gesellschafter auf eine Gesellschafterversammlung vorbereiten, etwa weil streitige Gesellschafterbeschlüsse erwartet werden, sind sowohl der Gesellschaftsvertrag als auch GmbH-Gesetz heranzuziehen.

Das GmbH-Gesetz schweigt auch zu den Klagemöglichkeiten gegen Gesellschafterbeschlüsse. Bei der Anfechtung von Beschlüssen der Gesellschafterversammlung findet das AktG entsprechend Anwendung.

Fehler im Umgang mit Beschlüssen begründen schnell eine Anfechtung oder sogar die Nichtigkeit. Daher ist eine professionelle Vorbereitung der Gesellschafterversammlung unverzichtbar.

Verantwortlichkeiten rund um die Gesellschafterversammlung

In jeder GmbH gibt es zumindest zwei Organe: die Gesellschafter, die zu einer speziellen Versammlung zusammenkommen (die „Gesellschafterversammlung“), sowie die Geschäftsführung. Die Gesellschafterversammlung in der GmbH kann als das oberste Entscheidungs- und Beschlussgremium gewertet werden, während die Geschäftsführung Gesellschafterbeschlüsse im operativen Geschäft umsetzt.

Zu beachten ist, dass Gesellschafterbeschlüsse sehr oft ohne ein formelles Verfahren gefasst werden. Auf eine förmliche Beschlussfassung in der fristgemäß einberufenen Gesellschafterversammlung kann aber dann nicht verzichtet werden, wenn das Gesetz eine spezielle Form für die Gesellschafterbeschlüsse vorsieht oder zwischen den Gesellschaftern Streitigkeiten bestehen. Im Streitfall sind Beschlüsse, die ohne Beachtung der Verfahrensvorschriften zustande kommen „wenig wert“, da sie von opponierenden Gesellschaftern angefochten werden können.

Bei wichtigen Entscheidungen und im Gesellschafterstreit muss jeder Gesellschafter und Geschäftsführer die Formalismen kennen und wissen, wie eine Gesellschafterversammlung ordnungsgemäß durchgeführt wird. Die wichtigsten Formalien ergeben sich aus dem Gesellschaftsvertrag und dem GmbH-Gesetz.

Meist erfolgt die Einberufung der Gesellschafterversammlung durch die Geschäftsführung der Gesellschaft. Die Beschlussfassung in der Gesellschafterversammlung wird dann von den Gesellschaftern durchgeführt. In streitigen GmbH-Gesellschafterversammlungen bemühen sich die Gesellschafter einen ihnen nahestehenden Versammlungsleiter zu bestimmen, der die entsprechenden Abstimmungsergebnisse und gefassten Beschlüsse feststellt. Die Beschlussfassung wird schließlich durch den Versammlungsleiter selbst oder einen dritten Protokollanten protokolliert und im Nachgang an alle Gesellschafter übersandt.

Online-Gesellschafterversammlung vs. physische GmbH-Versammlung

Gemäß § 48 GmbHG findet eine Gesellschafterversammlung im Grundsatz als physische Versammlung, bei der alle Gesellschafter oder ihre Bevollmächtigten vor Ort sind, statt. Seit August 2021 erlaubt das Gesetz auch die virtuelle Gesellschafterversammlung für GmbHs. Eine solche Online-Versammlung sowie eine Versammlung in Form einer Telefonkonferenz ist möglich, wenn alle Gesellschafter ihre Zustimmung erteilen. Die einstimmige Zustimmung zur virtuellen Versammlung müssen die Gesellschafter in Textform, zum Beispiel als E-Mail, abgeben.

Über die Entscheidung, ob eine Online-Gesellschafterversammlung oder eine physische Versammlung stattfindet, entscheidet also nicht die Geschäftsführung, sondern alle Gesellschafter. Zu beachten ist jedoch, dass es sich bei § 48 Abs. 1 Satz 2 GmbHG um dispositives Recht handelt. Im Gesellschaftsvertrag lässt sich eine virtuelle Versammlung oder die Möglichkeit der hybriden Versammlung (kombinierte Entscheidung von virtueller und physischer Versammlung) näher spezifizieren und auch in die Hände der Geschäftsführer legen.

Einberufung / Einladung zur Gesellschafterversammlung

Das GmbH-Gesetz sieht konkrete Form- und Fristvorschriften für die Einberufung der Versammlung vor. Die Geschäftsführung beruft die Gesellschafterversammlung durch einen „eingeschriebenen Brief“ (§ 51 Abs. 1 GmbHG) ein. Nach der Rechtsprechung ist für eine Einladung ein Einwurf-Einschreiben formwirksam.

Hinsichtlich der Einberufungsfrist gilt nach dem Gesetz Folgendes: Die Einberufung ist mit einer Frist von mindestens einer Woche zu bewirken (§ 51 Abs. 1 Satz 2 GmbHG). Zu berücksichtigen ist, dass es keine einheitliche zwingende Berechnungsmethode für die Bestimmung der Einberufungsfrist gibt. Nicht selten sehen die Gesellschaftsverträge spezielle Fristenberechnungsmethoden vor (oft wird klargestellt, inwieweit unterschiedliche postalische Beförderungszeiten im In- und Ausland bei der Fristberechnung Berücksichtigung finden).

Zwingend sind alle, auch nicht stimmberechtigte Gesellschafter einzuladen. Wird nicht jeder Gesellschafter zur Gesellschafterversammlung eingeladen, wird die Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse riskiert. Wer als Gesellschafter gilt und zwingend zur Gesellschafterversammlung einzuladen ist, ergibt sich aus der beim Handelsregister hinterlegten Gesellschafterliste.

Gesellschafterversammlung & Teilnahmerecht

In der Praxis stellt sich oft die Frage, wer zur Teilnahme an Gesellschafterversammlungen berechtigt ist. Ist der Steuerberater teilnahmeberechtigt, damit er etwa Finanzierungs- und Steuerzusammenhänge dem Gesellschafterkreis näher darstellen kann? Darf im Fall eines Gesellschafterstreits bei feindlichen Zwangsbeschlüssen (z. B. Einziehung von Geschäftsanteilen, Ausschluss von Gesellschaftern aus der Gesellschaft) der betroffene Gesellschafter einen Rechtsanwalt in die Versammlung mitnehmen?

Grundsätzlich sind alle GmbH-Gesellschafter teilnahmeberechtigt, einschließlich derer, die über kein Stimmrecht verfügen. Weitere Fragen des Teilnahmerechts klärt oftmals der Gesellschaftsvertrag (Testamentsvollstrecker, Erbengemeinschaft, Vertreter). Bleibt eine Frage zur Teilnahmeberechtigung vom Gesellschaftsvertrag unbeantwortet, kann die Gesellschaftermehrheit mit einem Beschluss zum Beispiel die Zulassung der Teilnahme eines Steuerberaters beschließen. Ein Rechtsanwalt wird grundsätzlich immer aufgrund einer schriftlichen Vollmacht für einen angegriffenen Gesellschafter statt seiner an der Versammlung teilnehmen dürfen (Teilnahme nur des Rechtsanwalts statt des Gesellschafters). Die Verweigerung der Teilnahme des die Vertretung nachweisenden Rechtsanwalts führt in aller Regel zur Nichtigkeit der beschlossenen Maßnahme. Darüber hinaus kann bei komplexen Sachverhalten die Begleitung eines Gesellschafters durch seinen Rechtsanwalt interessengerecht und nötig sein (Teilnahme beider, Gesellschafter und Rechtsanwalt).

Beschlussfähigkeit der Gesellschafterversammlung

An die Beschlussfähigkeit einer GmbH-Gesellschafterversammlung stellt das Gesetz  keine besonderen Anforderungen. Vorgaben sind jedoch oft im Gesellschaftsvertrag geregelt. Nicht selten ist eine Beschlussfähigkeit an die Anwesenheit von 75 % der Stimmrechte geknüpft.

Wird in einer Gesellschafterversammlung nicht das erforderliche Quorum erreicht, dürfen keine Beschlüsse gefasst werden. Vielmehr ist eine neue Gesellschafterversammlung mit entsprechender Frist einzuberufen. Meist regelt die Satzung, dass in der zweiten Gesellschafterversammlung Gesellschafterbeschlüsse ohne ein Beschlussquorum gefasst werden können, mithin eine Beschlussfähigkeit immer besteht.

Mehrheitserfordernisse, Beschlussmehrheit

In der GmbH-Gesellschafterversammlunggilt nach dem Gesetz die einfache Beschlussmehrheit. Das heißt, dass Beschlüsse mit mehr als 50 % wirksam zustande kommen, § 47 Abs. 1 GmbHG (jeder Euro eines Geschäftsanteils vermittelt eine Stimme). Üblicherweise werden zum Beispiel der Jahresabschluss und die Entlastung der Geschäftsführung mit einfacher Mehrheit beschlossen. Jedoch gibt es diverse gesetzliche Ausnahmefälle, in denen höhere Mehrheiten erforderlich sind (satzungsändernde Beschlüsse, Umwandlungsmaßnahmen). 

Schließlich kann auch der gesetzliche Regelfall der einfachen Beschlussmehrheit für einzelne Beschlussgegenstände oder alle Beschlüsse durch den Gesellschaftsvertrag außer Kraft gesetzt werden. Unterliegt ein Gesellschafter einem Stimmverbot, werden seine Stimmen bei der Frage der Beschlussmehrheit nicht berücksichtigt.

Versammlungsleiter, Beschlussfeststellungskompetenz, Protokollführung

Bei komplexeren Verfahren mit mehreren Beteiligten bietet es sich an, dass eine exponierte Person über die Einhaltung von Verfahrensregelungen wacht. In einer Gesellschafterversammlung übernimmt diese Rolle der Versammlungsleiter. Das Gesetz kennt keine Vorgaben zur Versammlungsleitung und Protokollführung. Für eine gut organisierte Gesellschafterversammlung gehört die Etablierung einer Versammlungsleitung und der Protokollführung auf die Agenda. Verfahrensvorschriften hierzu finden sich oft in Gesellschaftsverträgen. Wenn der Gesellschaftsvertrag hierzu schweigt, kann der Versammlungsleiter und Protokollführer grundsätzlich durch Mehrheitsbeschluss bestimmt werden.

Gerichtliche Klagen gegen Beschlüsse, Anfechtungsklage & Klagefrist

Im Unternehmensrecht stellen sich immer wieder komplexe Litigation-Fragestellungen. Die gerichtlichen Verfahren zur Vernichtung von Beschlüssen, Beschlussergebnissen und Änderungen von Beschlussinhalten sind im Wege von gerichtlichen Klagen möglich. Man spricht von der sogenannten Beschlussmängelklage in der GmbH. Wenn hinter den Beschlussmängelklagen sehr hohe Streitwerte stehen und beträchtliche Prozesskosten verursachen, lässt sich auch immer über eine Prozesskostenfinanzierung nachdenken.

Bei allen Beschlüssen gilt, dass die eigenen Stimmabgaben nach den allgemeinen Regeln von den Gesellschaftern anfechtbar sind (etwa bei arglistiger Täuschung, Drohung oder Irrtümern). Bezüglich aller anderen Beschlussmängel gilt im GmbH-Recht, dass je nach Zielsetzung des Klägers spezielle Anfechtungs-, Nichtigkeits- oder Feststellungsklagen erfolgen können.

Im GmbH-Recht ist zwingend eine Klagefrist zu beachten. Dort existiert für Anfechtungsklagen eine aus dem Aktienrecht abgeleitete Monatsfrist. Eine so kurze Frist führt dazu, dass für außergerichtliche Streitschlichtungen grundsätzlich sehr wenig Zeit verbleibt. Individuelle Klagefristen können auch im Gesellschaftsvertrag geregelt werden. In diesem Zusammenhang empfehlen wir, zu kurze Klagefristen zu vermeiden, damit außergerichtliche Streitschlichtungen möglich werden und die Beteiligten nicht in einen teuren und langwierigen Gerichtsprozess getrieben werden.

Einen Überblick über die Nichitigkeits- und Anfechtungsklage gegen feindliche Gesellschafterbeschlüsse finden Sie in unserem YouTube-Video:

Einstweilige Verfügungen und Rolle der Ermittlungsbehörden bei streitigen Gesellschafterversammlungen

Im Rahmen eines Gesellschafterstreits werden in der letzten Konsequenz einzelne Gesellschafter oft wegen Pflichtverletzungen aus der Gesellschaft ausgeschlossen. Nicht selten werden zwangsweise beschlossene Gesellschafterausschlüsse von einstweiligen gerichtlichen Maßnahmen begleitet. Durch einstweilige Verfügungen lassen sich gerichtlich legitimiert Vertretungsbefugnisse vom verfeindeten Geschäftsführer beschränken, Hausverbote begründen oder Änderungen im Handelsregister verhindern. Denkbar ist auch die Beschränkung von Verfügungen über Bankkonten der Gesellschaft, wenn eine entsprechende Gefahrenlage vorliegt.

Das Spektrum von „Gewaltmaßnahmen“ reicht indes nach unseren Erfahrungen noch weiter: Im Streit wird dem Gegner oft sogar strafbares Verhalten vorgeworfen und nicht selten die Staatsanwaltschaft eingeschaltet. Bei einem Verdacht von Steuerhinterziehung im Zusammenhang mit dem operativen Geschäft wird überdies häufig mit der Einschaltung des Finanzamts „gedroht“.

Streitige Angriffe in Gesellschafterversammlungen sollten von langer Hand geplant und strategisch vorbereitet werden, da Auseinandersetzungen weitreichende Folgen für alle Stakeholder haben können. Auch bei Verteidigungsmaßnahmen gegen befürchtete Zwangsbeschlüsse ist eine professionelle Vorbereitung von höchster Relevanz.

Q&A: Gesellschafterversammlung in der GmbH

Mit einem Klick finden Sie die Antwort auf die wichtigsten Fragen rund um die GmbH-Gesellschafterversammlung.