GmbH online gründen - von der Idee bis zur Anmeldung

Schritt für Schritt-Anleitung aus der Praxis vom Anwalt

Bei dem Vorhaben, eine GmbH zu gründen, werden viele Fragen aufgeworfen, deren Antworten zumeist strukturelle, d.h. gesellschaftsrechtliche, taktische und steuerliche Aspekte tangieren. Vor allem stellt sich zunächst die Frage, ob die GmbH überhaupt die passende Rechtsform für das Unternehmen darstellt. Ist das geklärt, müssen die neuen Gesellschafter sich den inhaltlichen Fragen annehmen. Welche Schritte Gründer vornehmen, welche Entscheidungen sie treffen und welche Verträge sie erstellen müssen, erklären unsere Anwälte und Steuerberater hier mit einer praxisnahen Anleitung.

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Gründung im Online-Verfahren für GmbH und UG

Im Online-Verfahren sollen Gründungen von Gesellschatften mit beschränkter Haftung (GmbH) und Eröffnungen von Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmen erleichtert werden.

Neben der GmbH-Gründung wird auch die Unternehmergesellschaft (UG) im Wege der Videokonferenz mit dem Notar gegründet werden können. Die UG ist in vielen Dingen die kleine Schwester der GmbH. Der GmbH-Gründungsakt sowie die Handelsregistereintragung werden ohne den persönlichen Besuch beim Notar möglich. Das neue Gesetzespaket setzt aber weiter darauf, dass die geltenden Prinzipien im deutschen Gesellschafts- und Handelsrecht nicht wesentlich geändert werden. Das heißt, dass Notaren und Handelsregistern bei der Gesellschaftsgründung weiterhin eine entscheidende Rolle zukommen.

Wie funktioniert die Online Gründung einer GmbH?

Für die GmbH-Gründung wird bei den Notaren ein Online-Videokonferenzsystem bereitgestellt. Im Rahmen einer Online-Videokonferenz zwischen Gründern und Geschäftsführern auf der einen Seite und dem Notar auf der anderen Seite wird der Gründungsakt beurkundet werden können. Die bei der Gründung erforderlichen Gesellschaftsbeschlüsse, Erklärungen und der zugeschnittene GmbH-Gesellschaftsvertrag werden im Wege einer Video-Onlinekonferenz vom Notar beurkundet und beglaubigt. Dies gilt für die Erklärungen der Gesellschafter und Geschäftsführer. Das Präsenztreffen beim Notar wird nicht mehr nötig werden. Der Gang zum Notar bleibt aber weiterhin möglich.

Eine große Hürde bestand immer bei der Sicherstellung der Identität und der Geschäftsfähigkeit der Beteiligten. Der Gesetzgeber spricht sich nun dafür aus, dass die Identifikation der Gründer und Geschäftsführer im Wege der Videokonferenz mit dem Notar erfolgt, wobei Lichtbilder der Beteiligten aus dem Chip der Ausweispapiere ausgelesen werden. Die neue Digitalisierungsinitiative wird also den Notar als Kontroll- und Beratungsinstanz nicht abschaffen und die Rechtssicherheit des Handelsregisters auch in der neuen Online-Welt gewährleisten. Der Notar sorgt auch zukünftig effektiv dafür, dass Gründungsmissbrauch und Unternehmensidentitätsdiebstahl verhindert werden. Diese Gatekeeper-Funktion nimmt der Notar zukünftig nicht nur im Rahmen von physischen Beurkundungsterminen, sondern auch im Rahmen der Online-Beurkundung über das Internet wahr.

GmbH-Online-Gründung: Welche Voraussetzungen bleiben?

Durch den neuen Digitalisierungsschritt werden vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie Unternehmensgruppen bei Gründung von Konzerngesellschaften entlastet und bürokratischer Aufwand bei der GmbH-Gründung reduziert.

Die Erfordernisse für die GmbH-Gründung, wie die Aufbringung des Stammkapitals in Höhe von EUR 25.000,00 sowie die Versicherungen der neu bestellten Geschäftsführer werden nicht aufgeweicht. Auch im Wege der Online-Gründung bleibt es möglich, dass zunächst nur das hälftige Stammkapital eingezahlt wird.

Die GmbH lässt sich online auch im Wege des vereinfachten Verfahrens durch das Musterprotokoll gründen. Der Gesetzgeber stellt ein spezielles für die Online-Gründung entworfenes Musterprotokoll zu Verfügung. Die GmbH-Gründung mittels des notariell beurkundeten Musterprotokolls ermöglicht eine besonders schnelle und günstige Gesellschaftsgründung. Das verkürzte Gründungsverfahren wird nun auch online möglich werden, was insbesondere bei Einmanngründungen und im Startup-Bereich vermehrt in Anspruch genommen wird. Für die im Online-Verfahren gegründete GmbH gelten alle gängigen Kapitalerhaltungs- und Organisationsregeln. Insbesondere an der Geschäftsführerhaftung und Insolvenzantragspflicht in der GmbH ändert sich nichts.

Kosten für GmbH und UG-Gründung

Im Folgenden ein Überblick über die anfallenden Kosten und Gebühren bei der Gründung einer GmbH oder UG im Notariat:

Des Weiteren gilt zu beachten, dass

• die UG-Gründung nach Musterprotokoll kostenprivilegiert ist, d.h. es wird zur Errechnung der Gebühren immer das Stammkapital zum Ansatz gebracht. Dementsprechend erhöhen sich die Kosten, je höher das Stammkapital ist. Wir empfehlen, ein Stammkapital zu wählen, welches in jedem Fall höher als die Gründungskosten ausfällt, da anderenfalls die UG bereits mit ihrer Gründung überschuldet ist. 
• die UG-Gründung ohne Musterprotokoll nicht kostenprivilegiert ist und genauso viel kostet wie die GmbH-Gründung.

Hinzu kommen jeweils eine Dokumentenpauschale für Scan und Papier (diese variiert je nach Umfang der Dokumente) sowie eine Post- und Telekommunikationsgebühr pro Urkunde und die Auslagen für die Registereinsicht.

Beschränkungen - was geht nicht bei der GmbH-Gründung online?

Es greifen aber auch Beschränkungen bei der GmbH-Online-Gründung:

1. Nur Kaufleute und Kapitalgesellschaften dürfen von den neuen Online-Möglichkeiten Gebrauch machen. 
2. Per Internet werden nur sogenannte Bar-Gründungen möglich. Dies gilt für die Gründung der GmbH und UG. Bei der Online-Gründung muss das Stammkapital in bar, durch Überweisung auf ein Geschäftskonto der GmbH überwiesen werden. Eine Gründung im Wege einer Sachgründung ist im Online-Verfahren ausgeschlossen. Wer also das Stammkapital etwa durch die Einbringung einer Immobilie oder eines laufenden Unternehmens aufbringen will (Sachgründung), kann das weiterhin nur im Wege eines physischen Notartermins realisieren.
3. Im Wege des Online-Verfahrens werden Kapitalerhöhungen und andere Kapitalmaßnahmen außerhalb des Gründungsvorgangs nicht möglich. Außerhalb des Gründungsverfahrens müssen Gesellschafterversammlungen und Gesellschafterbeschlüsse, etwa bei geplanten Umwandlungsmaßnahm, weiterhin vor Ort beim Notar stattfinden.

Weitere Reformen sind aber jedenfalls geplant und eine Erweiterung der bestehenden Möglichkeiten sicherlich zu erwarten.

Ab wann ist die neue GmbH-Online-Gründung möglich?

Der Gesetzesentwurf des Bundesjustizministeriums basiert auf Vorgaben der EU. Gemäß der einschlägigen EU-Richtlinie haben die Mitgliedsländer für die Umsetzung der Online-Gründung bis zum 01.08.2021 Zeit. Allerdings gibt es eine Verlängerungsoption für die Mitgliedsländer, die die Umsetzungsfrist um ein Jahr verlängert. Der Entwurf des Bundeskabinetts ist am 12.02.2021 verabschiedet worden. Die Bundesregierung hat bereits gegenüber der EU-Kommission erklärt, dass sie von der Verlängerungsoption Gebrauch macht.

Mithin wird die GmbH-Online-Gründung in Deutschland bis zum 01.08.2022 umgesetzt. Seit August 2022 sind numehr die ersten Unternehmensgründungen über das Internet möglich.

Risiken & praktische Hürden für eine schnelle Online-Gründung

Das Online-Gründungsverfahren, das dem Notar und Handelsregister weiterhin einen hohen Stellenwert einräumt, ist zu begrüßen. Dadurch werden Unternehmensidentitätsdiebstähle und andere unternehmensbezogene Betrugsfälle beschränkt, wie man sie zum Beispiel im englischen Companies House beobachten kann. 

Ungeklärt bleibt jedoch, wie die versprochene schnelle Onlinegründung der GmbH ermöglicht werden soll, wenn die Kontoeröffnung für eine GmbH in Gründung nicht in der Praxis flexibilisiert wird. Insbesondere bei im Ausland ansässigen Gesellschaftern zieht sich die Kontoeröffnung in der Bankpraxis hin und könnte die geplante schnelle Online-Gründung ausbremsen.

Wenn Sie eine Beratung bei der Gesellschaftsgründung durch erfahrene Fachanwälte im Gesellschaftsrecht benötigen, kontaktieren Sie bitte unsere Anwälte in unseren Büros in Hamburg, Berlin, München oder Frankfurt a.M. Unser Anwalts-Team informiert sie zu allen gründungsspezifischen und umwandlungsrechtlichen Themen im GmbH-Recht und Aktienrecht.

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