Umsatzsteuer berichtigen – so wird’s gemacht

Strategische Steuerberatung für Unternehmen

Die Umsatzsteuer muss in Deutschland durch die Unternehmer selbst berechnet und im Rahmen von Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuerjahreserklärungen angemeldet werden. Hierbei können sich eine Reihe von Fehlern einschleichen, die eine Berichtigung der Umsatzsteuer-relevanten Angaben erforderlich machen. Fehleinschätzungen beim Vorsteuerabzug oder beim anzuwendenden Steuersatz sowie hinsichtlich der Steuerbarkeit von Umsätzen sind nur einige von zahlreichen Möglichkeiten, die einen Fehler verursachen können. Diese Fehler sind vom Steuerpflichtigen gemäß § 153 AO (Abgabenordnung) zu berichtigen, wenn er sie erkennt und sich die Steuer hierdurch gemindert hat.

Daneben können durch Außenprüfungen und Umsatzsteuersonderprüfungen außerdem neue Tatsachen ans Tageslicht kommen, die das Finanzamt grundsätzlich zur Korrektur der Umsatzsteuerfestsetzung berechtigen und verpflichten.

Auf dieser Seite erklären wir Ihnen, wie Sie Fehler bei der Umsatzsteuer beheben und strafrechtliche Folgen vermeiden können.

Typische Anlässe für Umsatzsteuer-Korrekturen

Die Berichtigung von Umsatzsteuer kann aus unterschiedlichen Gründen notwendig sein. Wir haben hier einmal die häufigsten aufgezählt:

• Rechnungen sind fehlerhaft, z.B. falscher Umsatzsteuersatz (19 % statt 7 %, oder umgekehrt)

• Umsätze wurden nicht oder nicht vollständig angegeben

• Vorsteuerabzug unberechtigt bei steuerfreien Umsätzen geltend gemacht

• Neue Tatsachen oder Beweise im Rahmen einer Außenprüfung festgestellt

• Bemessungsgrundlage hat sich geändert (§ 17 UStG)

• Veränderung der steuerlichen Verhältnisse: steuerpflichtige vs. steuerfreie Nutzung von Wirtschaftsgütern (§§ 15, 15a UStG)

Berichtigung des Vorsteuerabzugs

Im Rahmen des Vorsteuerabzugs können Unternehmer die in Rechnungen anderer Unternehmen enthaltene Umsatzsteuer (sogenannte Vorsteuer) von der eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen. Gemäß § 15 Abs. 1 UStG ist der Vorsteuerabzug nur zulässig, sofern und soweit die empfangenen Leistungen für unternehmerische Zwecke verwendet werden und gleichermaßen eine steuerpflichtige Ausgangsleistung unterstützen. Hierbei kann es zum Beispiel durch fehlerhafte Rechnungen zu weiterführenden Fehlern beim Vorsteuerabzug kommen. Oftmals ist dann sowohl eine Rechnungskorrektur als auch eine Berichtigung der Umsatzsteuer sowohl des Rechnungsausstellers als auch des Rechnungsempfängers notwendig.

Der Vorsteuerabzug muss dann gemäß § 153 AO korrigiert werden, indem eine berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Umsatzsteuererklärung abgegeben wird.

Berichtigung nach § 15a UStG

Eine ganz eigenständige Berichtigungsvorschrift hat das Umsatzsteuerrecht in § 15a des Umsatzsteuergesetzes. Dieser regelt die Korrektur des Vorsteuerabzugs, wenn sich die dem ursprünglichen Vorsteuerabzug zugrunde liegenden steuerlichen Verhältnisse innerhalb eines bestimmten Zeitraums nachträglich verändert haben. Insbesondere geht es dabei um die Unterscheidung zwischen einer Nutzung von Leistungen zu steuerpflichtigen oder steuerfreien Zwecken. Die Berichtigung ist dann in laufender Rechnung vorzunehmen und nicht im Rahmen einer berichtigten Steueranmeldung.

Der Berichtigungszeitraum richtet sich nach der zugrundeliegenden Leistung. Bei beweglichen Wirtschaftsgütern umfasst der Berichtigungszeitraum 5 Jahre, bei Grundstücken und Gebäuden 10 Jahre. Die Frist beginnt in dem Jahr zu laufen, in welchem das Wirtschaftsgut angeschafft bzw. hergestellt wurde.

Eine Änderung der steuerlichen Verhältnisse liegt vor, wenn

• ein zunächst zu unternehmerischen Zwecken genutztes Wirtschaftsgut im Laufe der Zeit auch privat genutzt wird, oder

• ein Unternehmer von steuerpflichtigen Umsätzen (mit Vorsteuerabzug) zu steuerfreien Umsätzen wechselt (ohne Vorsteuerabzug)

ACHTUNG: Die Berichtigung des Vorsteuerabzugs nach § 15a UStG ist auch dann möglich, wenn sich die ursprüngliche Nutzung zugunsten des Vorsteuerabzugs ändert. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Wirtschaftsgut zunächst privat genutzt wird und später ausschließlich unternehmerisch verwendet wird. Hierfür ist aber eine anfängliche Zuordnung des Wirtschaftsguts zum Unternehmensvermögen notwendig.

Berichtigung der Umsatzsteuervoranmeldung

Mit den Umsatzsteuervoranmeldungen berechnet der steuerpflichtige Unternehmer, wie viel Umsatzsteuer das Unternehmen an das Finanzamt zahlen muss oder erstattet bekommt und meldet diese an. Die Voranmeldung ist je nach Jahresumsatzsteuer monatlich oder vierteljährlich einzureichen (bei einer Jahresumsatzsteuer von mehr als 7.500 EUR monatlich abzugeben; ansonsten vierteljährlich oder ggf. Befreiung möglich). 

Zur Korrektur einer bereits abgegebenen fehlerhaften Umsatzsteuervoranmeldung kann diese erneut als korrigierte Voranmeldung beim Finanzamt eingereicht werden. Diese ist als „berichtigt“ zu kennzeichnen. Erkennt der Unternehmer seinen Fehler, ist dies dem Finanzamt anzuzeigen und eine berichtigte Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Diese Anforderungen werden in der Regel beide schlicht durch die Abgabe einer berichtigten Umsatzsteuervoranmeldung erfüllt. Lediglich, wenn umfangreiche Änderungen durchzuführen sind, die nicht unmittelbar erfolgen können, da noch zeitaufwändige Ermittlungen durchgeführt werden müssen, muss das Finanzamt gesondert benachrichtigt werden. Die Berichtigung kann dann erfolgen, wenn die Sachverhaltsermittlung abgeschlossen ist. Insbesondere sollte eine Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung idealerweise noch vor Abgabe der Umsatzsteuer-Jahreserklärung erfolgen, da Berichtigungen im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldungen in aller Regel „geräuschloser“ vonstattengehen als bei der Umsatzsteuerjahreserklärung.

Korrektur von unrichtigen Umsatzsteuererklärungen durch den Unternehmer

Die Umsatzsteuererklärung gibt der Unternehmer für den Zeitraum eines ganzen Jahres (auch Jahressteuererklärung genannt) ab. Darin erklärt er alle ausgeführten Umsätze, die darauf entfallende Umsatzsteuer sowie die abziehbare Vorsteuer.

Wurde eine fehlerhafte Umsatzsteuererklärung abgegeben, können steuerpflichtige Unternehmer diese noch berichtigen. Fehlerhaft ist eine Umsatzsteuererklärung beispielsweise, wenn sie unvollständige oder unrichtige Daten enthält, welche die Steuerberechnung beeinflussen. Die Umsatzsteuerjahreserklärung hat als Steueranmeldung die Besonderheit, dass Sie eine Steuerfestsetzung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung darstellt. Innerhalb der Festsetzungsfrist (4 Jahre gemäß § 169 AO) sind daher jederzeit Korrekturen möglich, solange das Finanzamt den Vorbehalt der Nachprüfung nicht ausdrücklich aufgehoben hat.

Zur Berichtigung der fehlerhaften Umsatzsteuererklärung ist das Finanzamt über den Fehler in Kenntnis zu setzen. Es ist eine korrigierte Umsatzsteuererklärung einzureichen, sowie eine Erläuterung des Fehlers.

Eine Berichtigung der Umsatzsteuerfestsetzung ist auch möglich, wenn das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung oder einer Umsatzsteuersonderprüfung Unstimmigkeiten aufgedeckt hat, die zur Zugrundelegung einer Veränderung der Umsatzsteuer führen.

Außenprüfungen sind darauf ausgelegt, alle Umsätze des Unternehmens, sowie geltend gemachte Vorsteuern auf Plausibilität zu prüfen. Bei einer Umsatzsteuersonderprüfung wird besonderes Augenmerk auf die Richtigkeit der Umsatzsteuer gelegt, insbesondere werden hohe Vorsteuerbeträge und Rückerstattungsanträge genau geprüft.

Wurden in diesem Rahmen Fehler festgestellt, führt dies zu einer Korrektur der Steuerfestsetzung unter Berücksichtigung der neuen Sachlage und dem Erlass von Umsatzsteuerbescheiden.

WICHTIG: Gegen geänderte Steuerbescheide kann innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe gemäß § 355 AO Einspruch eingelegt werden.

Rechnungsberichtigung

Oftmals sind die durch den Unternehmer selbst oder vom Finanzamt im Rahmen einer Umsatzsteuersonderprüfung entdeckten Fehler auch bei den ausgestellten Rechnungen zu berichtigen. Zum einen schuldet ein Unternehmer Umsatzsteuer, die zwar nicht gesetzlich geschuldet, aber in einer Rechnung ausgewiesen wurde, gemäß § 14c UStG solange, bis er die Rechnung berichtigt. Zum anderen hat der Leistungsempfänger einen Vorsteuerabzug nur in der Höhe der gesetzlich geschuldeten Steuer. 

Eine Rechnungsberichtigung kann grundsätzlich durch die Ausstellung einer neuen, korrigierten Rechnung oder zusätzliche schriftliche Erklärungen erfolgen. Es gelten abhängig vom Sachverhalt teilweise weitere Besonderheiten. Teils ist eine Rückzahlung von ungerechtfertigt berechneter Umsatzsteuer an den Rechnungsempfänger erforderlich und dem Finanzamt nachzuweisen, bevor die Rechnungsberichtigung wirksam abgeschlossen werden kann. 

Folgen der Umsatzsteuer Berichtigung

Im Rahmen der Umsatzsteuerberichtigung sind regelmäßig Steuernachzahlungen zu leisten. Es können sich aber auch Erstattungen ergeben. Gemäß § 233a AO werden Nachzahlungs-, aber auch Erstattungsbeträge verzinst, wenn seit Entstehung der Steuer 15 Monate vergangen sind. Die Höhe der Zinsen beträgt gemäß § 238 AO 1,8 % p.a. (für Verzinsungszeiträume vor dem 1. Januar 2019: 6 % p.a.). 

War die Umsatzsteuer aufgrund von Leichtfertigkeit des Steuerpflichtigen fehlerhaft, kann es zu einem Bußgeld wegen Steuerordnungswidrigkeit gemäß § 378 AO kommen. 

Bei Vorsatz des Steuerpflichtigen, zum Beispiel durch absichtlich unrichtige Angaben oder bewusste Steuerverkürzung, handelt es sich um Steuerhinterziehung im Sinne des § 370 AO, die mit Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen geahndet werden kann. Eine Selbstanzeige gemäß § 371 AO kann unter den unten geschilderten Voraussetzungen strafbefreiend wirken.

Wirksamkeitsvoraussetzungen einer strafbefreienden Selbstanzeige

Hat der Steuerpflichtige vorsätzlich oder fahrlässig falsche Umsatzsteuerinformationen an das Finanzamt weitergegeben, die den Tatbestand einer Steuerhinterziehung erfüllen könnten, kann eine Selbstanzeige erforderlich sein, um strafrechtlichen Konsequenzen zu entgehen. 

Eine strafbefreiende Selbstanzeige nach § 371 AO erlaubt dem Steuerpflichtigen, dass er die Offenlegung bisher nicht erklärter – aber steuerlich relevanter – Tatsachen nachholen kann, ohne strafrechtlich belangt zu werden. Die Wirksamkeit einer solchen strafbefreienden Selbstanzeige setzt jedoch voraus, dass die Selbstanzeige alle wahrheitswidrigen oder unvollständigen Umsatzsteuerangaben vollständig richtigstellt und keine weiteren Fehler verschweigt.

Wichtig zu beachten ist, dass eine strafbefreiende Selbstanzeige nur solange möglich ist, wie das Finanzamt die potenzielle Steuerhinterziehung noch nicht entdeckt hat. Sie muss also rechtzeitig erfolgen. Eine strafbefreiende Selbstanzeige ist gemäß § 371 Abs. 2 AO nicht mehr möglich, wenn

• das Finanzamt oder eine andere Behörde die Steuerhinterziehung entdeckt haben,

• deshalb bereits ein Strafverfahren eingeleitet wurde,

• das Finanzamt eine Außenprüfung, Umsatzsteuersonderprüfung oder Nachschau angekündigt hat.

Wurden diese Dinge beachtet, führt die Selbstanzeige regelmäßig zur Straffreiheit. Allerdings wird der Steuerpflichtige dadurch nicht von der Nachzahlung der Steuern und etwaiger Zinsen oder Zuschläge befreit.

ACHTUNG: Eine nur teilweise Selbstanzeige, die nicht die gesamte Steuerhinterziehung betrifft, sondern nur einen Teil dessen zugibt, ist nicht möglich.

Kompensationsverbot

Das bei Steuerhinterziehung geltende Kompensationsverbot, welches Unternehmern untersagt, verkürzte Steuern mit anderen Steuervorteilen zu verrechnen, ist bei der Umsatzsteuer durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs etwas entschärft. Sind Umsatzsteuerbeträge hinterzogen worden, zu denen Vorsteuerbeträge gehörten, so mindern die Vorsteuerbeträge die verkürzte Steuer.

Aus diesem Grund ist es gerade bei Feststellung von nachzuzahlender Umsatzsteuer enorm wichtig, auch nach abziehbaren Vorsteuerbeträgen zu suchen, die vom Finanzamt und auch im Rahmen von Umsatzsteuersonderprüfungen durch die Prüfer leicht „vergessen“ werden und in der Praxis proaktiv durch den Steuerpflichtigen eingefordert werden müssen.