Umsatzsteuersonderprüfung

Strategische Steuerberatung für Unternehmen

Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung kann für Unternehmen weitreichende Konsequenzen haben. Oft erfolgt die Umsatzsteuer-Sonderprüfung aufgrund einer vom Finanzamt oder der „normalen“ Betriebsprüfung entdeckten umsatzsteuerlichen Unregelmäßigkeit. Dies kann auch aufgrund der Betriebsprüfung bei einem Geschäftspartner passieren, wenn festgestellt wird, dass Transaktionen mit dem eigenen Unternehmen falsch behandelt wurden. Gerade wenn Fehler bei Dauersachverhalten entdeckt werden, können schnell hohe Nachzahlungen im Raum stehen. Auch drohen bei Verstößen unter Umständen steuerrechtliche Strafverfahren. 

Da Fehler bei der Umsatzsteuer mit dem Regelsatz von 19 % der Umsätze rein betragsmäßig enorme Risiken bergen, sollten Unternehmer sicherstellen, dass Ihre Transaktionen umsatzsteuerlich zutreffend durchgeführt werden. Eine sorgfältige Buchführung ist dabei unerlässlich. Für die Sicherstellung der umsatzsteuerlich zutreffenden Behandlung der im Rahmen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit immer wiederkehrenden Transaktionen empfiehlt sich die Durchführung eines sogenannten „VAT Health Checks“. Bei größeren Projekten und einzelnen Transaktionen sollte eine Einzelfallberatung erfolgen. 

Was ist eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung?

Bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung handelt es sich um eine besondere Form der Außenprüfung (auch Betriebsprüfung genannt), die sich ausschließlich auf die Prüfung der Umsatzsteuer beschränkt. Im Rahmen der Überprüfung werden nicht sämtliche Unterlagen der Buchhaltung durchgesehen, denn die Prüfung beschränkt sich auf einzelne Sachverhalte oder bestimmte Zeiträume – also nicht ganze Jahre, sondern einzelne Voranmeldungszeiträume.

Das Finanzamt überprüft dabei in der Regel typische umsatzsteuerliche Fehlerquellen. Dabei gelten dieselben Vorschriften wie bei einer normalen Außenprüfung, nämlich die §§ 193-207 Abgabenordnung (AO).

Ziel einer solchen Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist es, dass

• steuerpflichtige Leistungen zutreffend versteuert werden,

• Steuerbefreiungen & Steuervergünstigungen nicht unberechtigt ausgenutzt werden und

• Vorsteuer nicht zu Unrecht abgezogen wird.

Fehleranfällig sind beispielsweise Reihengeschäfte mit Auslandsbezug, bei denen das geprüfte Unternehmen beispielsweise eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer erhält, die eigentlich steuerfrei sein müsste. Aus solchen Rechnungen steht kein Vorsteuerabzug zu und das Finanzamt fordert die Vorsteuer vom Unternehmer zurück. Des Weiteren kann durch Unternehmen eine steuerpflichtige Lieferung fälschlicherweise steuerfrei in Rechnung gestellt werden. Hier erhebt das Finanzamt dann nachträglich die Umsatzsteuer.

Wann wird eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung durchgeführt?

Anders als eine normale Betriebsprüfung wird eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung nicht in regelmäßigen Intervallen durchgeführt, sondern punktuell und kurzfristig, wenn entweder ein konkreter Sachverhalt Anlass zur Überprüfung gibt oder das Finanzamt eine stichprobenartige Kontrolle für erforderlich hält. Sollen einzelne Voranmeldungszeiträume untersucht werden, wollen Sonderprüfer dies zeitnah abwickeln.

Bei größeren Unternehmen können sogar mehrmals innerhalb eines Jahres Umsatzsteuer-Sonderprüfungen vorgenommen werden, während andere Unternehmen mehrere Jahre lang unbehelligt bleiben.

Warum wird eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung durchgeführt?

Soll eine Umsatzsteuer Sonderprüfung durchgeführt werden, gab es dafür meistens einen Anlass, der dem Finanzamt einen Grund zur Sorge gab, ob das Unternehmen seine Umsatzsteuer korrekt abführt. Beispiele dafür können sein:

• ungewöhnlich hohe Vorsteuerbeträge in Umsatzsteuer-Voranmeldung

• Geschäftsbeziehungen zu Geschäftspartnern, bei denen Unregelmäßigkeiten festgestellt wurden

• Rechnungen mit formalen Mängeln 

• Rechnungen vermeintlicher Scheinfirmen

• Neugründung von Gesellschaften

• erhebliche Vorsteuerüberschüsse während Neugründung

• innergemeinschaftlicher Erwerb in Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Auslandsbezug

• Veräußerung von Grundstücken oder Betriebsentnahmen

• Steuerbefreiungen in Anspruch genommen

• Verwendung mehrerer Steuersätze (z. B. in Gastronomie)

• Vorsteuerabzug beim Kauf von Fahrzeugen genutzt

• große Differenzen zwischen Voranmeldungen und Umsatzsteuer-Jahreserklärung

All diese Situationen bergen aus Sicht des Finanzamts das Risiko, Umsatzsteuer nicht ordnungsgemäß abzuführen.

Erstprüfung vs. Bedarfsprüfung

Im Rahmen der Umsatzsteuer Sonderprüfung kann zwischen der sogenannten Erstprüfung und der Bedarfsprüfung unterschieden werden. 

Die Erstprüfung wird häufig bei Unternehmen durchgeführt, die sich erst seit kurzem am Markt bewegen, um frühzeitig potenzielle Fehler in der Buchführung aufzudecken, welche später fehlerhafte Umsatzsteuer Voranmeldungen zur Folge haben könnten. Außerdem kontrolliert der Sonderprüfer in diesen Fällen, ob eine unternehmerische Tätigkeit vom Unternehmen, welches auf dem Papier zwar existiert, auch tatsächlich ausgeübt wird.

Die Bedarfsprüfung wird vom Finanzamt vorgenommen, um die bei der Finanzbehörde vorliegenden Aufzeichnungen und Unterlagen mit den tatsächlichen Umsätzen und Betriebsausgaben eines Unternehmens abzugleichen. Eine solche Prüfung findet daher nur bei Bedarf statt, wenn beispielsweise einer der oben aufgeführten Gründe Anlass dazu bietet.

Ablauf einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung

a. Beginn: Prüfungsanordnung

Die Umsatzsteuer Sonderprüfung wird damit eingeleitet, dass das Unternehmen eine Prüfungsanordnung im Sinne des § 196 AO erhält. Sie gibt Aufschluss über Zeit, Ort und Inhalt der Betriebsprüfung. Die Prüfungsanordnung erfolgt schriftlich, es kann aber auch vorkommen, dass sich Sonderprüfer bereits vorab telefonisch anmelden, um den passenden Termin zu vereinbaren.

ACHTUNG: Sobald die Prüfungsanordnung dem Unternehmen bekanntgegeben wurde, kann keine strafbefreiende Selbstanzeige mehr getätigt werden.

b. Prüfungsort

Im Normalfall findet die Umsatzsteuersonderprüfung in den Betriebsräumen des Unternehmens statt, kann aber auf Antrag auch bei einem Steuerberater oder der zuständigen Finanzbehörde abgehalten werden.

c. Betriebsprüfung

Erscheint der Sonderprüfer zum vereinbarten Zeitpunkt, muss er sich unaufgefordert ausweisen und den Dienstausweis vorzeigen. Sodann kann mit der Überprüfung der Steuerunterlagen begonnen werden. In diesem Rahmen ist es nicht unüblich, eine kurze Betriebsbesichtigung vorzunehmen und gegebenenfalls kürzlich erworbene Wirtschaftsgüter anzusehen. Denn, hat das Unternehmen Vorsteuer aus Investitionen geltend gemacht, darf der Sonderprüfer untersuchen, ob diese Angaben der Wirklichkeit entsprechen.

Im Rahmen der Umsatzsteuer Sonderprüfung erstellen Sonderprüfer außerdem regelmäßig Kontrollmitteilungen, die von anderen Finanzämtern eingesehen werden können, um Informationen zu weiteren Steuerpflichtigen zu erhalten.

ACHTUNG: Der Steuerpflichtige ist gemäß § 200 Abs. 1 AO zur Mitwirkung an der Betriebsprüfung verpflichtet!

d. Abschluss

Am Ende der Umsatzsteuer-Sonderprüfung trifft der Sonderprüfer eine Prüfungsfeststellung. Dadurch kann sich die Behandlung des Vorsteuerabzugs verändert haben und es gegebenenfalls zu Nachzahlungen (oder in Ausnahmefällen zu Erstattungen) bei der Jahresumsatzsteuer kommen. Meist findet eine kurze Schlussbesprechung statt, in der auch ein Prüfbericht ausgehändigt wird.

Checkliste

Wir haben hier ein paar Kriterien zusammengefasst, auf die ein Sonderprüfer bei seiner Prüfung besonderen Wert legen kann:

• Buchhaltung aktuell oder sind Buchungsrückstände vorhanden?

• Belege ordentlich und übersichtlich abgelegt?

• Enthalten gebuchte Belege Buchungsdetails?

• Enthalten Belege alle Pflichtangaben?

• Private Nutzung betrieblicher Telefone oder Fahrzeuge ordnungsgemäß verbucht?

• Stehen Umsätze und Wareneingang in nachvollziehbarem Verhältnis zueinander?

• Sind Wareneingänge und -ausgänge ordnungsgemäß dokumentiert?

• Gibt es Buchungen ohne Belege?

Dies sollen lediglich ein paar Beispiele für die wichtigsten Umstände sein, die Sonderprüfer im Rahmen der Umsatzsteuer-Sonderprüfung untersuchen. Dies kann selbstverständlich je nach zugrunde liegendem Sachverhalt variieren.

Wie lange dauert eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung?

Aufgrund der Tatsache, dass bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung nur ausgewählte Sachverhalte überprüft werden, ist die Angelegenheit schnell erledigt. Findet die Umsatzsteuer-Sonderprüfung in kleinen oder mittleren Betrieben statt, dauert dies regelmäßig nicht länger als einen Tag.

Was passiert, wenn steuerrelevante Fehler aufgedeckt werden?

Wurden durch die Umsatzsteuer Sonderprüfung Fehler aufgedeckt und kommt es dadurch zu einer anderen steuerlichen Beurteilung der Sachverhalte, ergehen sogenannte Änderungsbescheide. Infolgedessen kann es zu Umsatzsteuer-Nachzahlungen kommen. Allerdings kann es in wenigen Fällen auch zu Umsatzsteuer-Erstattungen kommen – denn die Sonderprüfer sind dazu angehalten, alle Fehler im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer zu korrigieren, davon umfasst ist auch die Korrektur von Fehlern zugunsten des Unternehmens. In der Praxis wird die Korrektur zu Gunsten durch die Prüfer leicht „übersehen“, daher ist eine beratende Begleitung der Sonderprüfung wichtig.

Werden viele Unstimmigkeiten bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung aufgedeckt, kann der Sonderprüfer ebenfalls eine Kontrollmitteilung für Einkommensteuer und / oder Körperschaftsteuer an das Finanzamt einreichen. Darüber hinaus kann die Sonderprüfung auch auf vorhergehende bzw. nachfolgende Voranmeldungszeiträume ausgedehnt werden oder sogar eine allgemeine Außenprüfung angeordnet werden. Werden in diesem Rahmen zurückliegende Sachverhalte korrigiert, fallen zusätzlich zur Umsatzsteuer Nachzahlungszinsen an.

ACHTUNG: Für das Finanzamt bleibt der Vorbehalt der Nachprüfung aus § 164 AO bestehen. Grund dafür ist, dass das Finanzamt sich die Möglichkeit behalten will, die infolge der Umsatzsteuer-Sonderprüfung geänderten Steuerbescheide im Rahmen einer späteren allgemeinen Außenprüfung nochmal ändern zu können, sodass keine Änderungssperre im Sinne des § 173 Abs. 2 S. 1 AO eintritt. Voraussetzung ist jedoch, dass sich die durchgeführte Umsatzsteuer-Sonderprüfung auch wirklich nur auf bestimmte einzelne Sachverhalte beschränkt hat.

Umsatzsteuer-Sonderprüfung und Strafverfahren

Erhebliche Unregelmäßigkeiten in den Steuerunterlagen des Unternehmens können im Einzelfall auch den Anfangsverdacht für eine Steuerordnungswidrigkeit oder gar Steuerstraftat begründen. Das kann selbst dann der Fall sein, wenn die Unregelmäßigkeiten auf Organisationsverschulden in Form von fachlicher Inkompetenz oder mangelnden Kontrollsystemen beruhen.

Es liegt dann am Sonderprüfer, einzuschätzen, ob ein Strafverfahren eingeleitet werden muss. Ist das der Fall, muss er den Unternehmer über die Einleitung des Strafverfahrens informieren, bevor er weitere Ermittlungen einleitet.

Umsatzsteuer-Sonderprüfung vs. Umsatzsteuer-Nachschau

Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist von der Umsatzsteuer-Nachschau im Sinne des § 27b Umsatzsteuergesetz (UStG) zu unterscheiden. Letztere wird ohne Ankündigung – und nicht durch das Finanzamt, sondern von der Steuerfahndung selbst – durchgeführt, wenn es Hinweise auf Steuerhinterziehung bei einem Unternehmen gibt. Dabei ist zu beachten, dass eine Umsatzsteuer-Nachschau unmittelbar in eine allgemeine Betriebsprüfung übergehen kann.