Betriebsprüfung, Außenprüfung durch das Finanzamt

Rechtlicher Hintergrund, Ablauf, Strategie

Für Unternehmen sind Betriebsprüfungen durch die Finanzbehörden oft mit hohen finanziellen und zeitlichen Aufwendungen verbunden. Grundsätzlich kann die Finanzverwaltung nach eigenem Ermessen festlegen, wie oft und mit welcher Intensität sie Finanzkontrolleure in die Unternehmen schickt. Nach der Rechtsprechung kann der juristische Grundsatz der Verhältnismäßigkeit dem Aktivismus der Finanzverwaltung Schranken setzen. Mithin können sich Unternehmen gegen jährliche Betriebsprüfungen wehren.

Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?

Typischerweise unterscheidet man zwei Typen von Betriebsprüfungen. Bei der einen handelt es sich um Betriebsprüfungen durch das Finanzamt. Im Fokus stehen hier Prüfungen der steuerlichen Verhältnisse des steuerpflichtigen Unternehmens zur Sicherstellung einer "gleichmäßigen" Besteuerung. Der zweite Typ sind Betriebsprüfungen durch die Rentenversicherung. Im Fokus steht hier die Prüfung der Berechnung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge. Nachfolgende Ausführungen betreffend die Betriebsprüfung durch das Finanzamt.

Wann findet eine Betriebsprüfung statt?

Das Steuerrecht sieht grundsätzlich keinen Turnus für Betriebsprüfungen vor: Während es nur für Großbetriebe mit bestimmten erreichten Umsätzen und Gewinnen konkrete Regelungen gibt, dass jeder Veranlagungszeitraum geprüft werden muss, besteht für die klein- und mittelständischen Unternehmen eine Ermessenswahl der Finanzverwaltung.

Bei der Praxis der Betriebsprüfungen zeichnet sich insbesondere bei Großbetrieben die Tendenz ab, jedes Jahr einzeln unter die Lupe nehmen, obgleich zugunsten der Unternehmen auch mehrere Jahre in einer Prüfung zusammengefasst werden können.

Betriebsprüfungen mit und ohne Vorankündigung

Wichtig zu wissen ist, dass Betriebsprüfungen MIT und OHNE Vorankündigung erfolgen können.

Bei den Betriebsprüfungen mit Vorankündigung spricht man gewöhnlich von der sogenannten Außenprüfung. Gegenstand der Prüfung sind bzw. können sein alle Steuerarten, einschließlich Lohnsteuer und Umsatzsteuer. Bei den Prüfungen ohne Vorankündigung spricht man hingegen von sogenannten Spezialprüfungen oder Sonderprüfungen (Lohnsteuernachschau, Umsatzsteuernachschau, Kassennachschau, Steuerfahndung).

Ein Steuerpflichtiger, der Kenntnis von einer Betriebsprüfung erlangt, sollte schnellstmöglich einen entsprechenden Experten (Anwalt, Steuerberater, Fachanwalt für Steuerrecht) kontaktieren. Dies gilt für den Fall, dass eine Prüfungsanordnung zugestellt wird und für den Fall, dass die Mitarbeiter der Behörde oder Steuerfahndung ohne Ankündigung vor der Tür stehen.

Nachteile häufiger Betriebsprüfungen und kurzer Prüfungszeiträume

Oft stattfindende Betriebsprüfungen der Steuerkontrolleure können sich sogar für das operative Geschäft des Unternehmens als sehr nachteilig erweisen: Es lässt sich selten verhindern, dass die Geschäftsleitung bei der Betriebsprüfung mitwirken muss. Es müssen oftmals Räume, Kapazitäten des Personals und Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Schließlich muss auch ein teurer steuerberatender Berater eingeschaltet werden, der die Betriebsprüfung begleitet, den Bericht kontrolliert und im Rahmen von Verhandlungen mit der Finanzverwaltung wichtiges steuerliches Terrain für das Unternehmen sichert.

Sogar bei jährlichen Betriebsprüfungen ist es für die Unternehmen sehr erstrebenswert, mehrere Jahre in einer Prüfung zusammenzufassen. So wird vermieden, dass schwierige steuer- und bilanzrechtliche Fragestellungen jedes Jahr wieder mit der Finanzverwaltung - oft im mühsamen Verhandlungswege - geklärt werden. Dagegen müssen bei konzentrierten Betriebsprüfungen, bei denen mehrere Veranlagungszeiträume zusammengefasst werden, Unstimmigkeiten nur einmal geklärt werden.

Ablauf einer Betriebsprüfung

Der Verlauf und der Umfang der Betriebsprüfung ergeben sich aus der Betriebsprüfungsanordnung. Auch hierbei hat die Finanzbehörde ein relativ großes Ermessen. Nach dem Abschluss der Betriebsprüfung werden die Ergebnisse in einem Bericht zusammengefasst und Grundlage von geänderten neuen Bescheiden. Diese geänderten Bescheide können dann mit Rechtsmitteln angegriffen werden.

Zur Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten und zur Abwehr von finanziellen Belastungen ist es ratsam, bereits nach der Bekanntgabe der Betriebsprüfung einen versierten Fachanwalt für Steuerrecht oder Steuerberater zu beauftragen. Neben der fachlichen Kompetenz und der Kenntnis über die aktuelle Rechtsprechung ist dabei insbesondere die langjährige Erfahrung über den Ablauf der Betriebsprüfung und den Umgang mit den Betriebsprüfern notwendig. Ferner klärt Sie der begleitende Steuerbarer stets über die möglichen steuerlichen Folgen auf. Rechtsstreitigkeiten können dadurch bereits vor dem Erlass eines neuen Bescheides aus dem Weg geräumt werden.

Gerade bei kritischen und umstrittenen Sachverhalten sollte in der Endphase der Prüfung eine sogenannte „tatsächliche Verständigung“ mit berücksichtigt werden. Hierbei gehen die Finanzverwaltung und der Steuerpflichtige jeweils aufeinander zu, mit dem Ziel eine gegenseitige Rechtssicherheit zu schaffen und die ansonsten möglicherweise "verfahrene" Betriebsprüfung zum Ende zu bringen. Hierbei werden die Folgen des Vergleiches auf der einen Seite sowie die wirtschaftlichen Aspekte und Risiken der Fortsetzung der Betriebsprüfung auf der anderen Seite gegeneinander abgewogen. Solche Vergleiche können dann im Regelfall über den Betriebsprüfungszeitraum hinaus Geltung entfalten.

Beachten Sie bitte, dass dieser Beitrag der allgemeinen Information dient und eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen kann.