Rechnungsberichtigung und -korrektur

Strategische Steuerberatung für Unternehmen

Unternehmer müssen ihren Kunden Rechnungen ausstellen, nachdem sie Waren verkauft, geliefert oder Dienstleistungen erbracht haben. Unterlaufen bei der Rechnungsausstellung Fehler, muss die ausgewiesene Umsatzsteuer (ggf. auch als Mehrwertsteuer ausgewiesen) – auch, wenn sie fehlerhaft ist – dennoch ans Finanzamt gezahlt werden. 

Um negative Folgeprobleme zu vermeiden oder rückgängig zu machen, müssen Unternehmer eine fehlerhafte Rechnung selbst berichtigen. Der Rechnungsempfänger ist hingegen nicht dazu berechtigt, eine Rechnung zu berichtigen.

Auf dieser Seite erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Rechnung richtig korrigieren.

Wann ist eine Rechnungsberichtigung erforderlich?

Enthält eine ausgestellte Rechnung formelle oder inhaltliche Fehler, müssen diese behoben werden, um weiterführende Probleme im Rahmen der Umsatzsteuer zu vermeiden. Fehler, die sowohl zu steuerlichen als auch strafrechtlichen Konsequenzen führen können, sind unter anderem:

• Pflichtangaben gemäß § 14 UStG fehlen oder sind falsch (Bsp.: Name, Anschrift, Umsatzsteuer-ID, Umsatzsteuerausweis, etc.)

• Angabe eines falschen Umsatzsteuersatzes (19 % statt 7 %, oder umgekehrt)

• Rechenfehler innerhalb der Rechnung bzgl. Rechnungsbetrag oder Mehrwertsteuer

• Angabe einer falschen Ware oder Dienstleistung

• Nachträgliche Änderung des Rechnungsinhalts, z.B. Gewährung eines nachträglichen Rabatts

• Das unberechtigte Ausweisen von Umsatzsteuer, obwohl der Vorgang umsatzsteuerfrei ist oder der Rechnungsaussteller gar keine Umsatzsteuer ausweisen darf (Bsp.: ärztliche Leistungen)

Rechnungsberichtigung nach § 14c UStG

Die Rechnungsberichtigung nach §14c UStG ist dann möglich, wenn in der Rechnung eine zu hohe oder zu niedrige Umsatzsteuer ausgewiesen wurde. § 14c UStG unterscheidet dabei nach unrichtigem (Abs. 1) oder unberechtigtem (Abs. 2) Umsatzsteuerausweis.

a. Rechnungskorrektur bei unrichtig ausgewiesener Umsatzsteuer

Von einem unrichtigen Umsatzsteuerausweis im Sinne des § 14c Abs. 1 UStG ist die Rede, wenn der Rechnungsersteller einen falschen, zu hohen oder zu niedrigen Umsatzsteuerbetrag ausweist, der in Wahrheit gar nicht geschuldet ist. Das kann der Fall sein, wenn die Rechnung einen Umsatzsteuersatz von 19 % ausweist, die Leistung aber lediglich dem Umsatzsteuersatz von 7 % unterliegt oder eine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, obwohl die Leistung umsatzsteuerfrei ist.

Die Rechnungsberichtigung bei unrichtigem Steuerausweis erfolgt durch die Erstellung einer Berichtigungsrechnung, die ausdrücklich als solche gekennzeichnet sein muss. Darin werden die falschen Angaben korrigiert und gegebenenfalls Hinweise auf die steuerlichen Auswirkungen vermerkt.

ACHTUNG: Eine Rechnungsberichtigung kann nur vorgenommen werden, sofern der Rechnungsempfänger einen Vorsteuerabzug auf Grundlage der falschen Rechnung noch nicht geltend gemacht hat oder diesen bereits korrigiert hat.

Der Unternehmer muss den Rechnungsempfänger schriftlich über die Berichtigung informieren. Bereits – auf Grundlage der falschen Rechnung – geltend gemachte Vorsteuerabzüge muss dieser nämlich berichtigen. Eine Rechnungsberichtigung sollte so schnell es geht vorgenommen werden, um einer Belastung durch Verzugszinsen vorzubeugen. Wurde zu wenig oder gar keine Umsatzsteuer gezahlt, fällt dies spätestens dann auf, wenn sich das Finanzamt beim Steuerpflichtigen meldet und die unterschlagene Umsatzsteuerschuld nachfordert.

b. Rechnungskorrektur bei unberechtigt ausgewiesener Umsatzsteuer

Von einem unberechtigt ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag spricht man, wenn ein Rechnungsersteller Umsatzsteuer ausweist, obwohl die erbrachte Leistung im konkreten Fall umsatzsteuerfrei gewesen ist, die Person also gar nicht dazu berechtigt war, eine Rechnung mit Umsatzsteuer auszustellen. Dies kann passieren, wenn Privatpersonen oder Kleinunternehmer, die nicht zum Umsatzsteuerausweis berechtigt sind, eine Rechnung ausstellen.

Die Rechnungsberichtigung erfolgt durch die Erstellung einer Berichtigungsrechnung, die ausdrücklich als solche gekennzeichnet sein muss. Darin werden die falschen Angaben korrigiert und gegebenenfalls Hinweise auf die steuerlichen Auswirkungen vermerkt. 

ACHTUNG: Eine Rechnungsberichtigung kann nur vorgenommen werden, sofern der Rechnungsempfänger einen Vorsteuerabzug auf Grundlage der falschen Rechnung noch nicht geltend gemacht hat oder diesen bereits korrigiert hat.

Der Unternehmer muss den Rechnungsempfänger schriftlich über die Berichtigung informieren. Bereits – auf Grundlage der falschen Rechnung – geltend gemachte Vorsteuerabzüge muss dieser nämlich berichtigen. Eine Rechnungsberichtigung sollte so schnell es geht vorgenommen werden, um einer Belastung durch Verzugszinsen vorzubeugen. 

WICHTIG: Ebenso können und müssen Unternehmer, denen ein Fehler in der Rechnung des Lieferanten aufgefallen ist, diesen dazu auffordern, die Rechnung zu berichtigen. Andernfalls kann es beim Unternehmer aufgrund der fehlerhaften Rechnung zu Problemen beim Vorsteuerabzug kommen.

Verfahrensrechtliche Rückabwicklung nach Rechnungskorrektur

Auch bei der verfahrensrechtlichen Rückabwicklung wird zwischen dem unrichtigen Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG und dem unberechtigten Steuerausweis nach § 14c Abs. 2 UStG unterschieden. In diesem Zusammenhang stellt sich vor allem die Frage, ob vor Erhalt einer Rückzahlung – von zuvor an das Finanzamt abgeführter Umsatzsteuer – eine Zahlungsrückabwicklung mit dem Kunden erfolgen muss oder nicht.

a. Unrichtiger Steuerausweis (§ 14 Abs. 1 UStG)

Zu beachten ist, dass ein unrichtig zu hoch ausgewiesener Umsatzsteuerbetrag trotzdem zunächst an das Finanzamt abzuführen ist (sogenannte Steuerschuld kraft Rechnungsstellung). Hingegen kann der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug in vollständiger Höhe des unrichtig ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrags geltend machen – den (anteilig) falsch ausgewiesenen Betrag darf er nicht geltend machen. 

Bei zu niedrig ausgewiesener Umsatzsteuer ist der fehlende Betrag nachzuzahlen. Es kommt gegebenenfalls zu Säumniszuschlägen oder Verzugszinsen.

Nach Abführen des ausgewiesenen Steuerbetrags sowie der wirksamen Rechnungsberichtigung erlischt die Steuerschuld in Höhe der Fehlerhaftigkeit und die zu viel gezahlte Umsatzsteuer kann vom Finanzamt zurückgefordert werden.

In den Fällen des unrichtigen Steuerausweises muss der Rechnungsaussteller den zu hoch ausgewiesenen Steuerbetrag nicht erst an den Kunden zurückzahlen, bevor er ihn vom Finanzamt zurückfordern kann.

b. Unberechtigter Steuerausweis (§ 14 Abs. 2 UStG)

Im Falle unberechtigt ausgewiesener Umsatzsteuer kann der Rechnungsempfänger den in der Rechnung fälschlicherweise ausgewiesenen Betrag nicht im Rahmen des Vorsteuerabzugs geltend machen. Der Rechnungsaussteller jedoch muss den in der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag an das Finanzamt abführen (Steuerschuld kraft Rechnungsstellung).

Nach wirksamer Rechnungsberichtigung wurde der Umsatzsteuerausweis entfernt und die zu viel gezahlte Umsatzsteuer kann grundsätzlich vom Finanzamt zurückgefordert werden. Eine besondere Voraussetzung dafür ist im Falle der unberechtigt ausgewiesenen Umsatzsteuer, dass der Rechnungsempfänger die ausgewiesene Umsatzsteuer noch nicht bezahlt und im Rahmen des Vorsteuerabzugs geltend gemacht hat. Andernfalls muss eine Zahlungsrückabwicklung zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger erfolgen, um den Vorsteuerabzug zu korrigieren. 

Sobald eine Zahlungsrückabwicklung erforderlich ist, sollten sämtliche Zahlungen und Rückzahlungen genauestens und nachvollziehbar dokumentiert werden. Denn ohne den Nachweis einer Rückabwicklung könnten die Finanzbehörden die Rückzahlung des erbrachten Umsatzsteuerbetrages verweigern.

Rückwirkung der Berichtigung

Eine Rechnungsberichtigung entfaltet ihre Wirkung abhängig von der Art der Berichtigung rückwirkend oder erst im Zeitpunkt der Berichtigung. Beispielsweise werden Änderungen an der ausgewiesenen Umsatzsteuer erst im Zeitpunkt der Berichtigung wirksam. Wenn jedoch Berichtigungen vorgenommen werden, die lediglich formelle Mängel in der Rechnung heilen, bleibt die Rechnung in ihrer ursprünglichen umsatzsteuerlichen Wirkung unverändert bestehen, dies wird rückwirkende Rechnungsberichtigung genannt.

a. Rückwirkende Rechnungsberichtigung

Eine Rechnungsberichtigung wirkt rückwirkend, wenn sie lediglich formelle Fehler behebt, die keinerlei Auswirkungen auf die Umsatzsteuerschuld oder auf den Vorsteuerabzug haben. Grund dafür ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH, Urteil vom 15.09.2016 – C-518/14), das auch der deutsche Bundesfinanzhof (BFH, Az. V R 26/15) in seiner Rechtsprechung übernommen hat. 

Infolgedessen kann auch eine Rechnung, deren Pflichtangaben fehlerhaft sind, bereits den Vorsteuerabzug ermöglichen, sofern die fehlerhaften Angaben nachträglich rückwirkend berichtigt werden. Die Korrektur wirkt dann auf den Zeitpunkt der Rechnungsstellung zurück.

Dies bringt gewisse Vorteile für die Beteiligten mit sich: Auf Seiten des Rechnungsempfängers bleibt der Vorsteuerabzug für den betroffenen Besteuerungszeitraum erhalten. Außerdem entstehen keine Verzugszinsen oder Nachforderungen des Finanzamts.

b. Zeitpunktbezogene Rechnungsberichtigung

Eine zeitpunktbezogene Berichtigung liegt dagegen vor, wenn Fehler behoben werden, die den ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag betreffen. In diesem Fall tritt keine Rückwirkung ein – die Berichtigung wirkt tatsächlich erst im Zeitpunkt der Rechnungskorrektur. Aus diesem Grund kann vorher noch kein Vorsteuerabzug vorgenommen werden. Dies führt wiederum dazu, dass Verzugszinsen anfallen können, sofern ein Vorsteuerabzug erst verspätet stattfinden kann.

Rechnungsergänzung und Korrektur sonstiger Fehler

Auch solche Fehler, die sich nicht direkt auf die Umsatzsteuer auswirken, können und sollten korrigiert werden. Diese rein formellen Fehler, die zum Beispiel Namen oder Anschrift des Rechnungsausstellers bzw. -empfängers, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer oder die Beschreibung der Leistung betreffen, können auf unterschiedliche Weise berichtigt werden. 

Zum einen kann der Unternehmer eine neue Rechnung ausstellen, die ausdrücklich als Berichtigung der ursprünglichen falschen Rechnung gekennzeichnet ist. Neben einem Verweis auf die ursprüngliche Rechnung (z.B. durch Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) muss die neue berichtigte Rechnung alle korrigierten Angaben enthalten.

Zum anderen kann eine Korrektur der falschen oder fehlenden Angaben auch durch ein Ergänzungsschreiben erfolgen. In diesem Fall bleibt zwar die ursprüngliche Rechnung bestehen, wird aber durch ein separates Dokument ergänzt, das alle relevanten Korrekturen oder Ergänzungen enthält. Auch und insbesondere bei diesem Vorgehen muss ein deutlicher Zusammenhang zur ursprünglichen Rechnung durch Verweis auf Rechnungsnummer und -datum hergestellt werden.

Checkliste für eine korrekte Rechnung

Die meisten Rechnungen müssen alle Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG beinhalten:

• Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer

• Liefer- bzw. Leistungsdatum

• Art und Menge der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der erbrachten Leistung

• Netto-Betrag und Steuerbetrag mit Steuersatz

• Brutto-Gesamtbetrag

Ausnahmen können gelten für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 EUR brutto).

Nettopreisabrede vs. Bruttopreisabrede

Ob ein Unternehmer die Umsatzsteuer dem Kunden zuzüglich zum Kaufpreis in Rechnung stellen darf, oder ob der Unternehmer die Umsatzsteuerschuld selbst zu tragen hat, hängt maßgeblich von der vertraglichen Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien ab. Man unterscheidet diesbezüglich zwischen der Nettopreisabrede und der Bruttopreisabrede.

Wurde ausdrücklich vereinbart, dass der Rechnungsempfänger einen bestimmten Nettopreis zuzüglich Umsatzsteuer schuldet, handelt es sich um eine Nettopreisabrede. 

Beispiel: Der Kaufpreis beträgt 1.000 Euro zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Im Rahmen einer Rechnungsberichtigung ist dann zu beachten, dass der Unternehmer nach Korrektur der falschen Umsatzsteuer diese zusätzlich verlangen kann. Der Kunde muss die Differenz dann nachzahlen.

Haben die Parteien vereinbart, dass ein Gesamtpreis zu zahlen ist, der bereits die Umsatzsteuer enthält, handelt es sich um eine Bruttopreisabrede.

Beispiel: Der Kaufpreis beträgt 1.190 Euro inkl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

In diesem Fall ist bei einer Rechnungsberichtigung zu beachten, dass der Unternehmer die Umsatzsteuer aus dem bereits vereinbarten Bruttopreis herausrechnen muss. Er kann sie dann nicht zusätzlich vom Kunden verlangen, weil sie im vereinbarten Preis schon enthalten war. Der Kunde darf nicht mit zusätzlichen Zahlungen belastet werden. Der Unternehmer trägt hier das Risiko, dass bei der Rechnung oder Berechnung der Umsatzsteuer Fehler auftreten.

Um Streitigkeiten und Probleme vorzubeugen, sollten Sie ausdrücklich vereinbaren, ob es sich bei ausgewiesenen Preisen um Netto- oder Brutto-Preise handelt.

Selbstanzeige

Eine Selbstanzeige kann erforderlich sein, wenn eine Rechnungsberichtigung solche Fehler enthält, die bereits zu einer Steuerverkürzung geführt haben und die Tat somit von Strafbehörden und Finanzamt als Steuerhinterziehung gewertet werden könnte. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn zu wenig Umsatzsteuer gemeldet oder abgeführt wurde.