Rechnungsberichtigung und Umsatzsteuerkorrektur bei unrichtig oder unberechtigt ausgewiesener Umsatzsteuer (§ 14c UStG)

Strategische Steuerberatung für Unternehmen

Mit der Rechnung rechnet der Unternehmer über gelieferte Waren odererbrachte Dienstleistungen ab. Unterlaufen bei der Rechnungsausstellung Fehler, kann dies sowohl für den Unternehmer als auch für den Kunden zu Problemen führen. Der Unternehmer muss  zu viel ausgewiesene Umsatzsteuer (ggf. auch als Mehrwertsteuer ausgewiesen) – auch, wenn sie gesetzlich nicht geschuldet ist – dennoch ans Finanzamt zahlen. Der Kunde hat aus zu viel gezahlter Umsatzsteuer keinen Vorsteuerabzug. 

Um diese Probleme zu beseitigen, müssen Unternehmer eine fehlerhafte Rechnung selbst berichtigen. Der Rechnungsempfänger ist hingegen nicht dazu berechtigt, eine Rechnung zu berichtigen.

Auf dieser Seite erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Rechnung richtig korrigieren.

Wann ist eine Rechnungsberichtigung erforderlich?

Wird in einer Rechnung ein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen, wird dieser gemäß § 14c UStG auch gegenüber dem Finanzamt geschuldet, unabhängig davon ob der Umsatzsteuerbetrag korrekt ist oder nicht. Dies gilt unter anderem, wenn:

•  bei steuerpflichtigen Leistungen eine höhere als die geschuldete Steuer ausgewiesen wurde;

•  Steuer ausgewiesen wird, obwohl der Leistungsempfänger die Steuer schuldete („Reverse Charge“);

• Steuer bei steuerfreien Leistungen ausgewiesen wurde;

• Leistungen gar nicht der deutschen Umsatzsteuer unterliegen (z. B. unentgeltlich oder im Ausland steuerbar), aber mit Steuer abgerechnet wurde;

• nachträglich über eine Leistung abgerechnet wurde, obwohl die Festsetzungsfrist für die Umsatzsteuer schon abgelaufen war;

•  ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist;

• eine Privatperson über eine Leistung mit Umsatzsteuer abrechnet, oder

• eine Leistung tatsächlich gar nicht erbracht wurde, hierüber aber mit Umsatzsteuer abgerechnet wurde.

Rechnungsberichtigung nach § 14c UStG

Die Rechnungsberichtigung nach §14c UStG ist dann möglich, wenn in der Rechnung eine zu hohe Umsatzsteuer ausgewiesen wurde. § 14c UStG unterscheidet dabei nach unrichtigem (Abs. 1) oder unberechtigtem (Abs. 2) Umsatzsteuerausweis.

a. Rechnungskorrektur bei unrichtig ausgewiesener Umsatzsteuer

Von einem unrichtigen Umsatzsteuerausweis im Sinne des § 14c Abs. 1 UStG ist die Rede, wenn der Rechnungsersteller einen zu hohen Umsatzsteuerbetrag ausweist, der gesetzlich gar nicht geschuldet ist. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Rechnung einen Umsatzsteuersatz von 19 % ausweist, die Leistung aber lediglich dem Umsatzsteuersatz von 7 % unterliegt oder eine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, obwohl die Leistung umsatzsteuerfrei ist.

Die Rechnungsberichtigung bei unrichtigem Steuerausweis kann durch die Erstellung einer Berichtigungsrechnung erfolgen, die ausdrücklich als solche gekennzeichnet sein muss. Darin werden die falschen Angaben korrigiert und gegebenenfalls Hinweise auf die steuerlichen Auswirkungen vermerkt. 

b. Rechnungskorrektur bei unberechtigt ausgewiesener Umsatzsteuer

Von einem unberechtigt ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag spricht man, wenn ein Rechnungsersteller Umsatzsteuer ausweist, obwohl er gar nicht dazu berechtigt war, eine Rechnung mit Umsatzsteuer auszustellen. Dies kann passieren, wenn Privatpersonen oder Kleinunternehmer, die nicht zum Umsatzsteuerausweis berechtigt sind, eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis ausstellen.

Die Rechnungsberichtigung erfolgt durch die Erstellung einer Berichtigungsrechnung, die ausdrücklich als solche gekennzeichnet sein muss. Darin werden die falschen Angaben korrigiert und gegebenenfalls Hinweise auf die steuerlichen Auswirkungen vermerkt. 

ACHTUNG: Eine Rechnungsberichtigung kann nur vorgenommen werden, sofern der Rechnungsempfänger einen Vorsteuerabzug auf Grundlage der falschen Rechnung noch nicht geltend gemacht hat oder diesen bereits korrigiert hat.

Der Unternehmer muss den Rechnungsempfänger schriftlich über die Berichtigung informieren. Bereits – auf Grundlage der falschen Rechnung – geltend gemachte Vorsteuerabzüge muss dieser nämlich berichtigen. Eine Rechnungsberichtigung sollte so schnell es geht vorgenommen werden, um einer Belastung durch Verzugszinsen vorzubeugen. 

WICHTIG: Ebenso können und müssen Unternehmer, denen ein Fehler in der Rechnung des Lieferanten aufgefallen ist, diesen dazu auffordern, die Rechnung zu berichtigen. Andernfalls kann es beim Unternehmer aufgrund der fehlerhaften Rechnung zu Problemen beim Vorsteuerabzug kommen.

Verfahrensrechtliche Rückabwicklung nach Rechnungskorrektur

Auch bei der verfahrensrechtlichen Rückabwicklung wird zwischen dem unrichtigen Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG und dem unberechtigten Steuerausweis nach § 14c Abs. 2 UStG unterschieden. In diesem Zusammenhang stellt sich vor allem die Frage, ob vor Erhalt einer Rückzahlung – von zuvor an das Finanzamt abgeführter Umsatzsteuer – eine Zahlungsrückabwicklung mit dem Kunden erfolgen muss oder nicht. In Fällen des § 14c UStG entfaltet eine Rechnungsberichtigung keine Rückwirkung.

a. Unrichtiger Steuerausweis (§ 14 Abs. 1 UStG)

Zu beachten ist, dass ein unrichtiger (zu hoch) ausgewiesener Umsatzsteuerbetrag trotzdem zunächst vollständig an das Finanzamt abzuführen ist (sogenannte Steuerschuld kraft Rechnungsstellung). Hingegen darf der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug in vollständiger Höhe des unrichtig ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrags geltend machen – den (anteilig) falsch ausgewiesenen Betrag darf er nicht geltend machen. 

Nach Abführen des ausgewiesenen Steuerbetrags sowie der wirksamen Rechnungsberichtigung erlischt die Steuerschuld in Höhe der Fehlerhaftigkeit und die zu viel gezahlte Umsatzsteuer kann vom Finanzamt zurückgefordert werden.

In den Fällen des unrichtigen Steuerausweises muss der Rechnungsaussteller den zu hoch ausgewiesenen Steuerbetrag nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs erst an den Kunden zurückzahlen, sofern ein Rückzahlungsanspruch besteht, bevor er ihn vom Finanzamt zurückfordern kann. Hierzu ist wichtig zu beurteilen, ob eine Brutto- oder Nettopreisabrede getroffen wurde, siehe unten.

b. Unberechtigter Steuerausweis (§ 14 Abs. 2 UStG)

Im Falle unberechtigt ausgewiesener Umsatzsteuer kann der Rechnungsempfänger den in der Rechnung fälschlicherweise ausgewiesenen Betrag nicht im Rahmen des Vorsteuerabzugs geltend machen. Der Rechnungsaussteller jedoch muss den in der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag an das Finanzamt abführen (Steuerschuld kraft Rechnungsstellung).

Nach wirksamer Rechnungsberichtigung wurde der Umsatzsteuerausweis entfernt und die zu viel gezahlte Umsatzsteuer kann grundsätzlich vom Finanzamt zurückgefordert werden. Eine besondere Voraussetzung dafür ist im Falle der unberechtigt ausgewiesenen Umsatzsteuer, dass der Rechnungsempfänger die ausgewiesene Umsatzsteuer noch nicht bezahlt und im Rahmen des Vorsteuerabzugs geltend gemacht hat. Andernfalls muss eine Zahlungsrückabwicklung zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger erfolgen, um den Vorsteuerabzug zu korrigieren. Zudem ist die Korrektur der Umsatzsteuerfestsetzung nur auf Antrag beim Finanzamt möglich, dem die Rückzahlung und der berichtigte Vorsteuerabzug darzulegen sind.

Sobald eine Zahlungsrückabwicklung erforderlich ist, sollten sämtliche Zahlungen und Rückzahlungen genauestens und nachvollziehbar dokumentiert werden. Denn ohne den Nachweis einer Rückabwicklung könnten die Finanzbehörden die Rückzahlung des erbrachten Umsatzsteuerbetrages verweigern.

Nettopreisabrede vs. Bruttopreisabrede

Ob ein Unternehmer die Umsatzsteuer dem Kunden zuzüglich zum Kaufpreis in Rechnung stellen darf, oder ob der Unternehmer die Umsatzsteuerschuld selbst zu tragen hat, hängt maßgeblich von der vertraglichen Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien ab. Man unterscheidet diesbezüglich zwischen der Nettopreisabrede und der Bruttopreisabrede.

Wurde ausdrücklich vereinbart, dass der Rechnungsempfänger einen bestimmten Nettopreis zuzüglich Umsatzsteuer schuldet, handelt es sich um eine Nettopreisabrede. 

Beispiel: Der Kaufpreis beträgt 1.000 Euro zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Im Rahmen einer Rechnungsberichtigung ist dann zu beachten, dass der Unternehmer nach Korrektur der falschen Umsatzsteuer diese zusätzlich verlangen kann. Der Kunde muss die Differenz dann nachzahlen.

Haben die Parteien vereinbart, dass ein Gesamtpreis zu zahlen ist, der bereits die Umsatzsteuer enthält, handelt es sich um eine Bruttopreisabrede.

Beispiel: Der Kaufpreis beträgt 1.190 Euro inkl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

In diesem Fall ist bei einer Rechnungsberichtigung zu beachten, dass der Unternehmer die Umsatzsteuer aus dem bereits vereinbarten Bruttopreis herausrechnen muss. Er kann sie dann nicht zusätzlich vom Kunden verlangen, weil sie im vereinbarten Preis schon enthalten war. Der Kunde darf nicht mit zusätzlichen Zahlungen belastet werden. Der Unternehmer trägt hier das Risiko, dass bei der Rechnung oder Berechnung der Umsatzsteuer Fehler auftreten.

Um Streitigkeiten und Probleme vorzubeugen, sollten Sie ausdrücklich vereinbaren, ob es sich bei ausgewiesenen Preisen um Netto- oder Brutto-Preise handelt.

Selbstanzeige

Eine Selbstanzeige kann unter Umständen erforderlich sein. Dies gilt für Fälle wenn neben der zu wenig gemeldeten und abgeführten Umsatzsteuer auch ein vorsätzliches Verhalten des Steuerpflichtigen vorliegt.