US-Formulare W-8BEN-E, W-8BEN, W-8IMY

B2B-Geschäfte mit Unternehmen in den USA

Sie arbeiten regelmäßig mit US-Unternehmen zusammen? Dann sollten Sie wissen, dass für den reibungslosen Geschäftsablauf oft das Ausfüllen eines W-8BEN, W-8BEN-E oder W-8IMY Formulars erforderlich ist. Eine Nichtbeachtung dieser Pflicht kann zu unnötigen Steuerabzügen oder sogar zur Ablehnung der Zusammenarbeit führen.

Damit Ihre Geschäfte in den USA erfolgreich bleiben, zeigen wir Ihnen auf dieser Seite, was Sie beachten müssen, wie Sie die Formulare korrekt ausfüllen und steuerliche Vorteile optimal nutzen können.

Wann werden W-8BEN bzw. W-8BEN-E Formulare relevant?

Wer B2B-Geschäfte mit US-Unternehmen macht, wird in der Regel aufgefordert, ein W-8BEN oder W-8BEN-E Formular zur Verfügung zu stellen. Das Formular W-8BEN (für Privatpersonen) und W-8BEN-E (für Kapitalgesellschaften) sind Steuerformulare der US-Steuerbehörde IRS (Internal Revenue Service). Sie dienen dazu, den Status eines nicht in den USA ansässigen Zahlungsempfängers für US-Steuerzwecke zu klären und Ansprüche aus einem Doppelbesteuerungsabkommen geltend zu machen.

Der Anlass kann hier der Abschluss eines Liefer- oder Dienstleistungsvertrags mit einem US-Unternehmen sein. Dies kann auch bei Privatpersonen (z. B. YouTuber) bei Einnahmen aus dem YouTube Partnerprogramm oder Google AdSense der Fall sein.

Dies hat seine Ursache im Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), mit dem die US-Regierung Maßnahmen zur Vermeidung von Steuerhinterziehung eingeführt hat. US-Unternehmen sind verpflichtet, den Steuerstatus ihrer ausländischen Geschäftspartner zu klären, um sicherzustellen, dass diese ihre US-Steuerpflichten erfüllen.

Da Deutschland mit den USA ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) abgeschlossen hat, kann durch die Abgabe eines W-8 Formulars in der Regel die steuerliche Position verbessert werden. Wenn die Formulare nicht ausgefüllt werden, können US-Unternehmen die Zusammenarbeit verweigern oder bis zu 30 % Quellensteuer einbehalten.

Wer muss die Formulare ausfüllen?

Zwar betrifft die Pflicht zur Einreichung eines W-8-Formulars eigentlich nicht alle Unternehmen. Zumeist sind nur Unternehmen betroffen, die passive Einkünfte aus US-Quellen beziehen, wie z.B. Zinsen, Dividenden oder Lizenzeinnahmen. Aktive Unternehmen, die in direktem Zusammenhang mit einer US-Geschäftstätigkeit Einkünfte erzielen (z.B. durch Warenlieferungen oder Dienstleistungen), sind in der Regel nicht betroffen.

Trotzdem bestehen in der Praxis viele US-Unternehmen ohne Ausnahme auf die Zurverfügungstellung eines W-8 Formulars im Rahmen ihres Vendor Approval Prozesses bei allen ausländischen Geschäftspartnern.

Welches Formular ist das richtige, W-8BEN, W-8BEN-E oder W-8IMY?

Es gibt verschiedene W-8 Formulare. Das Formular W-8BEN gilt für natürliche Personen und Einzelunternehmen. Das Formular W-8BEN-E ist für Kapitalgesellschaften anwendbar (z.B. GmbH, AG) und andere juristische Personen.

Besonderheiten gelten bei Personengesellschaften (z.B. OHG, KG). Diese sind nicht eigenständig berechtigt, die Steuervergünstigungen aus einem Doppelbesteuerungsabkommen zu beanspruchen. Jedoch können deren Gesellschafter diese beanspruchen. Daher ist für Personengesellschaften ein Formular W-8IMY auszufüllen und zusätzlich für jeden Gesellschafter ein W-8BEN oder W-8BEN-E Formular, abhängig davon, ob die Gesellschafter wiederum Kapitalgesellschaften oder natürliche Personen sind.

Die Formulare sind bis zum Ablauf des dritten auf die Unterzeichnung folgenden Kalenderjahres gültig. Relevante Änderungen (z.B. Rechtsformwechsel, Adressänderung) müssen innerhalb von 30 Tagen mitgeteilt werden.

Ziel des W-8 Formulars: Vermeidung von Quellensteuer

Mit über 60 Ländern, darunter Deutschland, haben die USA ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) abgeschlossen. Durch die Geltendmachung von Ansprüchen aus dem DBA über das W-8 Formular kann die US-Quellensteuer auf bis zu 0 % reduziert werden.

Voraussetzung hierfür ist neben dem Vorliegen eines DBA mit den USA auch, dass die Art der Einnahmen im DBA berücksichtigt ist.

Des Weiteren müssen die Bedingungen des Abkommens für die Inanspruchnahme der Abkommensvergünstigungen erfüllt sein (Limitation on Benefits). Auch dies muss im W-8 Formular bestätigt werden.

Limitation on Benefits Clause im DBA USA

Die meisten von den USA abgeschlossenen DBA haben recht komplexe Zusatzvoraussetzungen für die Inanspruchnahme der Steuervergünstigungen (sogenannte Limitation on Benefits Clause, „LOB“), um sich als sogenannte „berechtigte Person“ zu qualifizieren. Nur berechtigte Personen haben Anspruch auf die im DBA vorgesehenen Steuervergünstigungen. Im DBA zwischen Deutschland und den USA finden sich diese in Artikel 28.

Relativ unkompliziert ist es als natürliche Person (bei Formular W-8BEN), die in jedem Fall berechtigte Person ist. Gleiches gilt für Gesellschaften, deren Anteile an einer Börse gehandelt werden. Komplizierter wird es bei anderen Gesellschaften. Hier ist die korrekte LOB Klausel im W-8BEN-E Formular auszuwählen.

Von den USA werden für diese Gesellschaften standardmäßig in DBA drei sogenannte LOB Tests vereinbart, so auch im DBA mit Deutschland. Diese haben zum Ziel zu verhindern, dass durch die bloße Zwischenschaltung einer deutschen Gesellschaft Personen im nicht begünstigten Ausland in den Genuss der Steuervergünstigungen des DBA kommen. 

Ownership-Base Erosion Test

Der Ownership-Base Erosion Test erfordert zum einen, dass mehr als 50 % der Gesellschaftsanteile von Personen gehalten werden, die im selben Vertragsstaat ansässig sind wie die Gesellschaft (hier: Deutschland). Zum anderen, dass weniger als 50 % des Rohgewinns der Gesellschaft an Personen gezahlt werden, die in einem anderen Staat ansässig sind.

Derivative Benefits Test

Der Derivate Benefits Test erfordert, dass mehr als 95 % der Gesellschaftsanteile bzw. Stimmrechte von sieben oder weniger begünstigten Personen gehalten werden, die in einem Staat ansässig sind, der mit den USA die gleichen Steuervergünstigungen geregelt hat. Zudem dürfen nur weniger als 50 % der Einkünfte an Personen gezahlt werden, die nicht solche begünstigten Personen sind.

Active Trade or Business Test

Der Active Trade or Business Test sieht vor, dass die Gesellschaft in ihrem Ansässigkeitsstaat aktiv gewerblich tätig ist und die aus den USA bezogenen Einkünfte im Zusammenhang mit dieser aktiven gewerblichen Tätigkeit stehen. Wenn der US Kunde ein verbundenes Unternehmen ist, müssen zusätzlich die gewerblichen Aktivitäten im anderen Vertragsstaat (Deutschland) erheblich im Vergleich zu den US-Tätigkeiten sein.

Google AdSense & YouTube

Google behält seit Juni 2021 US-Steuern auf Einnahmen von AdSense und YouTube ein. Zur Vermeidung dieser Steuern müssen alle YouTube Creator und Partner die von den W-8 Formularen benötigten Steuerinformationen bei Google hinterlegen, um einen 24%igen Steuerabzug zu vermeiden. 

Fazit

Die US-Quellensteuer und die damit verbundenen Formulare können für deutsche Unternehmen und Privatpersonen eine Herausforderung darstellen. Durch die sorgfältige Prüfung des eigenen Steuerstatus, die korrekte Auswahl und das korrekte Ausfüllen des W-8 Formulars sowie der Geltendmachung von Ansprüchen aus einem DBA können unnötige Steuerabzüge jedoch vermieden werden.