Vorstand AG - Haftung, Haftungsvermeidung und Compliance

Leitfaden und Strategien zur Vermeidung (und Abwehr) von Klage, Haftung und Schadensersatz

Vorstände und die Haftung von Vorständen sind in den letzten Jahren zunehmend in den Fokus von Öffentlichkeit, Strafverfolgungsbehörden und Gerichten gerückt. Anders als in früheren Jahren müssen Vorstandsmitglieder verstärkt damit rechnen, von der Gesellschaft (Aufsichtsrat) bzw. den Aktionären in persönliche Haftung mit dem Privatvermögen genommen zu werden.

Doch wie lassen sich Haftung mit dem Privatvermögen, Schadensersatz und Klagen gegen den Vorstand vermeiden und abwehren? Nachfolgend finden Sie einen Leitfaden für die wichtigsten Strategien und sinnreiche Compliance-Maßnahmen. Diese sind zugleich der Schlüssel zur erfolgreichen Durchsetzung bzw. Abwehr von Haftungsklagen.

Unsere anwaltliche Expertise zu Haftung, Haftungsvermeidung und Klagen gegen den Vorstand

Unser hochqualifiziertes und spezialisiertes Team von Rechtsanwälten und Fachanwälten für Gesellschaftsrecht an unseren Standorten in Hamburg, Berlin, München, Frankfurt und Köln berät Sie zu allen Fragen im Zusammenhang mit Haftung, Haftungsvermeidung und Klagen gegen den Vorstand.

Mitglieder unseres Teams sind auch wissenschaftlich mit dem Aktienrecht beschäftigt, so dass wir in diesem Bereich über besonderes Know-How verfügen. Ihre ersten Ansprechpartner sind:

• Dr. Ronny Jänig, LL.M. (Durham), Rechtsanwalt, Fachanwalt für Gesellschaftsrecht
• Finn Dethleff, Rechtsanwalt
• Dr. Boris Schiemzik, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Gesellschaftsrecht
• Dr. Jens Nyenhuis, LL.M. (Kapstadt) Rechtsanwalt, Fachanwalt für Gesellschaftsrecht

Für eine unverbindliche Anfrage kontaktieren Sie bitte direkt telefonisch oder per E-Mail einen unserer lokalen Ansprechpartner in unseren Büros in Hamburg, Berlin, München und Frankfurt oder nutzen Sie einfach das Kontaktformular am Ende dieser Seite.

Pflichten des Vorstandes – Ausgangspunkt für Compliance und Haftungsvermeidung

Dreh- und Angelpunkt der Haftung von Mitgliedern des Vorstandes sind deren Rechte und Pflichten. Vorstände von Aktiengesellschaften sollten sich mit diesen intensiv befassen, um Haftungsrisiken zu vermeiden. Dies gilt auch deshalb, weil neben den zivilrechtlichen Haftungsrisiken auch strafrechtliche Gefahren drohen.

Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung, d.h. der Vorstand entscheidet weitgehend weisungsfrei und selbständig über die Art und Weise des Fortgangs der Geschäfte. Anders als der Geschäftsführer einer GmbH unterliegt der Vorstand - jedenfalls nach dem Gesetz - insbesondere keinen Weisungen seitens einzelner Aktionäre oder der Hauptversammlung. Auch der Aufsichtsrat kann dem Vorstand keine Vorschriften darüber machen, wie er das Unternehmen zu leiten hat. Lediglich bei wesentlichen Entscheidungen, die vom Aufsichtsrat definiert werden (müssen), hat der Vorstand die Zustimmung des Aufsichtsrates vorab einzuholen (Stichwort: zustimmungspflichtige Geschäfte).

Die große Unabhängigkeit und Weisungsfreiheit des Vorstandes bringen jedoch auch einen großen, zum Teil nur schwer überschaubaren Aufgabenkreis und damit auch schwer überschaubares Pflichtengefüge mit sich. In Kurzform lässt sich dieses in verschiedene Richtungen kategorisieren:

• strategische Lenkungsentscheidungen betreffend Planung, Organisation, Finanzen und Informationen im Unternehmen
• unternehmensorganisatorische Aufgaben (z.B. Berichtspflicht gegenüber Aufsichtsrat und Hauptversammlung; Vorbereitung der Sitzungen und Versammlungen von Aufsichtsrat und Aktionären; die Führung des Aktienregisters; die Einrichtung eines Compliance System / Risikomanagementsystems.
• auf den Gläubigerschutz abzielende Aufgaben (z.B. Prüfungspflichten bei Gesellschaftsgründung / Kapitalmaßnahmen / Cash Pooling, periodische / aperiodische Publizitätspflichten; laufende Überwachung der Vermögensverhältnisse (Liquiditätsplanung, Finanzplanung, Zahlungsunfähigkeit, Überschuldung, Insolvenzantrag)
• weitere Pflichten nach Satzung, Geschäftsordnung des Vorstandes und Vorstandsvertrag
• Tagesgeschäft (gewöhnliche Geschäfte)
• Treuepflichten, z.B. Wahrung von Vertraulichkeit / Geschäftsgeheimnisse, Wettbewerbsverbot.

Besondere Risiken der Vorstandshaftung

Neben dem großen Pflichtenkreis machen noch andere Gründe die Haftung des Vorstandes brisant:

• Das Aktienrecht regelt detailversessen die Pflichten des Vorstandes, ohne dass diese in der Satzung, in der Geschäftsordnung des Vorstandes oder im Anstellungsvertraggrundsätzlich geändert werden könnten. Eine vertragliche Eingrenzung der Pflichten ist damit kaum möglich.
• Den Vorstand trifft nach Auffassung der Gerichte eine erhöhte Sorgfaltspflicht. Der Vorstand wird als Treuhänder fremder Vermögensinteressen - hier der Aktionäre - angesehen. Damit verbunden und gepaart mit der Weisungsfreiheit des Vorstandes werden erhöhte Anforderungen an die Qualifikation jedes einzelnen Vorstandsmitgliedes gestellt.
• Entgegen einer weit verbreiteten Ansicht gilt für den Vorstand der Grundsatz der Gesamtverantwortlichkeit. Die Abgrenzung einzelner Aufgabenbereiche (Ressortaufteilung – siehe oben) entlastet ein Vorstandsmitglied daher im Ausgangspunkt nicht von einer Haftung für die Fehler anderer Vorstandsmitglieder. Eine gegenseitige Kontrolle ist daher zwingend notwendig.
• Im Streitfall muss nicht die Gesellschaft die Pflichtverletzung beweisen. Der Vorstand muss vielmehr beweisen, dass er pflichtgemäß gehandelt hat.
• Ferner können neben der Gesellschaft auch Aktionäre Schadensersatzansprüche zu Gunsten der Gesellschaft gerichtlich geltend machen.

Ausführliche Informationen zur Durchsetzung von Schadensersatzansprüchen gegen den Vorstand finden Sie unter Klage gegen den Vorstand.

Strategien zur Reduzierung des Haftungsrisikos – zugleich Tipps für Vorstand, Aufsichtsrat und AG

Das Haftungsrisiko, dem die Mitglieder des Vorstands ausgesetzt sind (die immer auch kostenträchtige Fehler zu Lasten der AG bedeuten), lassen sich durch eine Reihe von Maßnahmen reduzieren - hierzu ein kurzer Überblick:

1. Einrichtung Risikomanagementsystem / Compliance System

Eine in der Praxis nachhaltige Möglichkeit zur Reduzierung des Haftungsrisikos liegt in der Einrichtung und Unterhaltung eines Risikomanagementsystems / Compliance System. Hierunter ist ein System zu verstehen, dass methodisch die Einhaltung von Regelungen, denen das Unternehmen unterworfen ist, überwacht und methodisch Unregelmäßigkeiten aufdeckt.

Grundpfeiler eines solchen Risikomanagementsystems sind

• eine Identifikation potenzieller Risiken,
• ein internes Informationssystems,
• ein internes/externes Kommunikationssystem
• und ein internes Kontrollsystem.

Mit einem derartigen und individualisierten Risikomanagementsystem können haftungsträchtige Sachverhalte frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Die Risiken, welche ein Unternehmen treffen, müssen in der Praxis vom Vorstand zwangsläufig priorisiert und die Resscourcen entsprechend eingesetzt und verwendet werden. Stehen dem Vorstand keine zureichenden Ressourcen zur Verfügung, muss er zur Vermeidung einer persönlichen Haftung  gegebenenfalls sogar sein Amt niederlegen.

2. Aufgabenverteilung, Ressortaufteilung im Vorstand

Sofern der Vorstand aus mehr als einer Person besteht, empfiehlt sich die Festlegung einer konkreten Verteilung der Aufgaben (Pflichten) des Vorstandes im Rahmen einer Geschäftsordnung.

Gewöhnlich wird in der Praxis eine Verteilung nach Funktionsbereichen („Ressorts“) vorgenommen. Welche dies im Einzelnen sind, entscheidet sich nach den konkreten Gegebenheiten des betreffenden Unternehmens. Häufig anzutreffen ist eine Aufteilung nach den Bereichen Einkauf/Verkauf, Marketing, Produktion, IT, Recht/Personal, Finanzierung/Buchhaltung. Neben der funktionsbezogenen Aufgabenverteilung erfolgt vor allen in größeren Unternehmen auch eine Aufteilung nach sogenannten Divisionen. Diese können einen geografischen (Aufteilung nach Absatzmärkten), einen produktspezifischen (Aufteilung nach Produktgruppen) oder anderen Bezugspunkt haben.

Wesentliches Merkmal der Vorstandspflichten im Zusammenhang mit der Aufteilung nach Aufgaben/Ressorts oder Divisionen ist, dass es eine Gesamtverantwortung aller Mitglieder des Vorstandes gibt. Hiernach ist – im Ausgangspunkt – jedes Vorstandsmitglied für die Fehler eines anderen Vorstandsmitgliedes verantwortlich. Grund hierfür ist die Verpflichtung zur internen „Überwachung“ der übrigen Vorstandsmitglieder (d.h. der Vorstandskollegen).

Allerdings ist zu berücksichtigen, dass die Ressortaufteilung nicht uneingeschränkt zulässig ist. Sie unterliegt Einschränkungen und formellen Anforderungen. Die Ressortaufteilung selbst kann durch Vorstand erfolgen, sofern der Aufsichtsrats nichts bestimmt (was in der Praxis allerdings meist der Fall ist).

3. Vorlage an Hauptversammlung

Der Vorstand kann die Hauptversammlung  über Fragen der Geschäftsführung entscheiden lassen. Dies kann zeitlich vor oder auch nach Durchführung einer Geschäftsführungsmaßnahme erfolgen. Ein Beschluss der Hauptversammlung, der eine Maßnahme bestätigt, schließt eine Haftung des Vorstands dann grundsätzlich aus.

4. Business Judgment Rule

Der Vorstand hat ein weites unternehmerisches Ermessen. Nach den gesetzlichen Regelungen liegt eine Pflichtverletzung grundsätzlich nicht vor, wenn der Vorstand bei einer unternehmerischen Entscheidung auf der Grundlage angemessener Informationen gehandelt hat.

Eine Reduzierung des Haftungsrisikos lässt sich somit allein durch die Schaffung einer angemessenen Informationsgrundlage erreichen. Die Dokumentation des Informationserwerbs und der Informationsanalyse ist im Hinblick auf eine zukünftige streitige Auseinandersetzung daher dringend anzuraten.

5. Externer Rat / external advice

Der Vorstand kann bei besonders schwierigen Einzelfragen, die seine persönlichen Kompetenzen überschreiten, externen Rat einholen. Eine externe Beratung durch einen unabhängigen und ausreichend qualifizierten Berater – meist Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer - kann den Vorstand entlasten, wenn er den Berater mit allen notwendigen Informationen versorgt. Dies gilt insbesondere für die Beurteilung einer Insolvenzantragspflicht.

6. Zustimmung des Aufsichtsrates

Der Aufsichtsrat ist – sofern die Satzung nichts bestimmt - verpflichtet, Geschäfte zu bestimmen, bei denen der Vorstand nur mit Zustimmung des Aufsichtsrates handeln darf (§ 111 Abs. 4 AktG). Der Gedanke ist, dass der Vorstand bei ganz wesentlichen Geschäften nicht autonom handeln können soll. Vielmehr soll der Aufsichtsrat als das zuständige Kontroll-/Überwachungsgremium in die Entscheidung über für die Gesellschaft wesentliche Dinge einbezogen werden. In der Praxis bedeutet diese Zustimmungspflicht ein faktisches Vetorecht. Wird dieses durch den Aufsichtsrat ausgeübt, kann der Vorstand die finale Entscheidung in die Hauptversammlung tragen.

7.  D&O-Versicherung  (Vermögensschadensversicherung)

Tritt der Haftungsfall ein (d.h. die Gesellschaft macht Ansprüche gegen den Vorstand geltend), kann eine zu Gunsten des Vorstandes abgeschlossene D&O-Versicherung eine Inanspruchnahme des Vorstandes mit seinem Privatvermögen verhindern. D&O-Versicherungen übernehmen in der Praxis sozusagen einen etwaig bei der Aktiengesellschaft eingetretenen Schaden.

Wichtig zu wissen ist, dass

• die Versicherungsleistungen einer D&O-Versicherung zum Teil sehr stark variieren, wobei dies nicht nur die Versicherungshöhe betrefft, sondern auch z.B. die Übernahmen von Kosten für Rechtsanwalt, Strafverteidiger, PR-Berater
• die Versicherungen zumeist von der AG abgeschlossen werden, am aber auch Direktversicherungen angeboten werden.

8.  Asset Protection auf privater Ebene

Ein Vorstand kann auch auf privater Ebene eine Haftung vermeiden bzw. die faktischen Wirkungen einer etwaigen Haftung abmildern. Wesentliches Mittel sind Maßnahmen, die üblicherweise unter dem Begriff asset protection zusammengefasst werden. Vereinfacht gesprochen handelt es sich dabei um rechtlich zulässige Maßnahmen, die möglichen Gläubigern (hier der Aktiengesellschaft) einen Zugriff auf das Vermögen des Vorstandes zumindest erschweren (z.B. Schenkungen mit pfändungssichere Rückforderungvorbehalten, Familienpool).

Kann die AG auf Schadensersatz verzichten?

Grundsätzlich möglich ist es auch, dass die Gesellschaft auf einen Ersatzanspruch gegen den Vorstand teilweise oder sogar ganz verzichtet. Zulässig ist dies jedoch nur unter engen kumulativen Voraussetzungen:

• Es sind mehr als 3 Jahre seit der Entstehung des Anspruchs vergangen.
• Die Hauptversammlung hat dem Verzicht zugestimmt.
• Eine Minderheit, deren Anteile zusammen den zehnten Teil des Grundkapitals erreichen, hat dem Beschluss der Hauptversammlung nicht widersprochen.

Mit anderen Worten, der Aufsichtsrat kann nicht von sich aus, ohne Weiteres auf Ansprüche gegen den Vorstand verzichten. Tut er dies doch, setzt er sich einem hohen Risiko, persönlich mit seinem Privatvermögen zu haften.

Vereinbarung einer Haftungsbegrenzung in Satzung oder Vorstandsvertrag?

Entgegen einer weit verbreiteten Annahme führt die Billigung von Maßnahmen des Vorstandes durch den Aufsichtsrat nicht zu einer Haftungsreduzierung.

Anders als für den GmbH-Geschäftsführer kann eine Haftungsreduzierung auch nicht durch die Vereinbarung einer Begrenzung der Haftung auf einen bestimmten summenmäßigen Betrag oder auf grob fahrlässiges oder vorsätzliches Handeln erreicht werden.

Derartige Vereinbarungen in der Satzung oder im Anstellungsvertrag/Vorstandsvertrag sind nach allgemeiner Auffassung unzulässig und damit unwirksam. Gleiches gilt für Vereinbarungen über die Begrenzung der Verjährung etwaiger Haftungsansprüche.