Virtuelle Hauptversammlungen in der AG
Hintergründe, Voraussetzungen, Durchführung - Satzung und Gesetzgebung
Die "Corona-Pandemie" war ein ausgesprochener Beschleuniger für das Aktienrecht. Das mehr als hundert Jahre alte, antiquierte Aktienrecht sah sich plötzlich ganz neuen Herausforderungen ausgesetzt. Die physische Zusammenkunft von einer Vielzahl von Aktionären in einer Hauptversammlung war nicht gewollt und doch mussten Hauptversammlungen stattfinden!
Wann und unter welchen Umständen eine virtuelle, digitale oder online Hauptversammlung nach dem Aktiengesetz (AktG) stattfinden kann und wie zukünftig Hauptversammlungen stattfinden (könnten), lesen Sie nachfolgend.
Inhaltsverzeichnis
- Hauptversammlung als Präsenzveranstaltung
- Hauptversammlung und Satzung - das Dilemma mit § 23 Abs. 5 AktG
- Virtuelle Hauptversammlung in Zeiten der Corona-Pandemie
- Entwicklung #1 - Referentenentwurf zur virtuellen HV
- Entwicklung #2 - Was passiert als Nächstes?
- Weiterführende Informationen zur HV
- FAQ - virtuelle Hauptversammlung
Hauptversammlung als Präsenzveranstaltung
Das Aktiengesetz geht davon aus, dass die Hauptversammlung eine physische Zusammenkunft der beteiligen Personen ist. Vorstand und Aufsichtsrat sitzen mit den Aktionären zusammen am Sitz der AG gemeinsam in einem Versammlungsraum. So war es bereits 1843 im preußischen Aktiengesetz und auch die nachfolgenden "großen Reformen" von 1937 und 1965 hielten an der Hauptversammlung als Präsenzveranstaltung fest.
So stellt das Aktiengesetz in § 118 AktG nach wie vor den ORT der Versammlung in den Vordergrund. In Absatz 3 heißt es: "Die Einberufung muss die Firma, den Sitz der Gesellschaft sowie Zeit und Ort der Hauptversammlung enthalten.". In Abs. 5 heißt es dann "[...] die Hauptversammlung [soll] am Sitz der Gesellschaft stattfinden. Sind die Aktien der Gesellschaft an einer deutschen Börse zum Handel im regulierten Markt zugelassen, so kann, wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, die Hauptversammlung auch am Sitz der Börse stattfinden.".
Auch jüngste Reformen haben - trotz der Digitalisierung des Lebens - hieran nichts geändert. Zwar wurde die Ausübung einzelner Aktionärsrechte nicht mehr von Anwesenheit des einzelnen Aktionärs vor Ort gebunden, doch wurde die Hauptversammlung vom Grundgedanken weiterhin als persönliche Zusammenkunft von Vorstand, Aufsichtsrat und Aktionären gesehen. Von einer Digitalisierung des Aktienrechts also keine Spur.
Digitale Hauptversammlung und Satzung - das Dilemma mit § 23 Abs. 5 AktG
Das Aktiengesetz ist das ein, doch warum nicht in der Satzung einfach die Möglichkeit einer virtuellen Hauptversammlung ("Online-Hauptversammlung) vorsehen? Die Antwort ist einfach. § 23 Abs.5 AktG verbietet es schlichtweg.
In der Norm ist bestimmt: "Die Satzung kann von den Vorschriften dieses Gesetzes nur abweichen, wenn es ausdrücklich zugelassen ist."
Hieraus wird geschlussfolgert, dass eine Hauptversammlung in anderer Gestalt als eine Präsenzversammlung nur dann zulässig ist, wenn das Aktiengesetz dies ausdrücklich erlaubt. Da das Aktiengesetz (bislang) eine andere Form der Hauptversammlung nicht ausdrücklich erlaubt, kann die Satzung eine solche auch nicht vorsehen.
Virtuelle Hauptversammlung in Zeiten der Corona-Pandemie
Mit dem Beginn der Corona-Pandemie im Jahr 2020 sah sich der Gesetzgeber mit dem Dilemma konfrontiert, dass zur Vermeidung einer sprunghaften Ausweitung der Pandemie eine Vielzahl von Personen nicht mehr gemeinsam zukommen sollten, aber gleichzeitig ordentliche und außerordentliche Hauptversammlungen stattfinden mussten.
Kurzerhand schuf der Aktiengesetzgeber und ungeahnter Geschwindigkeit ein Sondergesetz mit dem Namen "Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie" (GesRuaCOVG oder COVID19-MaßnG). Hierin verankerte er die zeitlich befristete Möglichkeit einer virtuellen Hauptversammlung, d.h. einer Hauptversammlung gänzlich ohne physische Präsenz der Aktionäre. Nach § 1 Abs. 2 COVID19-MaßnG kann eine virtuelle Hauptversammlung unter vier wesentlichen Voraussetzungen stattfinden:
- Übertragung der gesamten Hauptversammlung in Bild- und Ton,
- Stimmrechtsausübung über elektronische Kommunikation (Briefwahl oder elektronische Teilnahme) sowie Vollmachtserteilung,
- Möglichkeit einer elektronischen Ausübung des Fragerechts durch die Aktionäre,
- Möglichkeit zum präsenzlosen Widerspruch durch die teilnehmende Aktionäre gegen Beschlüsse der Hauptversammlung.
Aus Sicht der Aktionäre unglücklich war, dass das Gesetz - offensichtlich vor dem Hintergrund der technischen und praktischen Möglichkeiten - das wesentliche Informationsrecht der Aktionäre - das Auskunftsrecht nach § 131 AktG - massiv eingeschränkte. Das Gesetz bestimmt nämlich, dass der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen selbst entscheidet,
- welche Fragen der Aktionäre er wie beantwortet,
- ob Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind.
Die Praxis hat zeigte, dass die Vorstände von ihrem freiem Ermessen reichlich Gebrauch machen und dabei die Sorge um die Rechte der Aktionäre (die ja Anteileigner der AG sind) aufgekommen ist. Nicht verwunderlich war es daher, dass Interessengruppen wie Aktionärsvereinigungen und Anlegerschutzverbände, reichlich Kritik an dem COVID19-Maßnahmengesetz geäußert haben.
Die Geltung des COVID19-MaßnG ist mehrfach verlängert worden. Es ist aktuell auf den 22.08.2022 befristet.
Entwicklung #1 - Referentenentwurf zur virtuellen Hauptversammlung
Das Justizministerium hat die auslaufende Befristung zum Anlass genommen, die virtuelle Hauptversammlung dauerhaft im Aktiengesetz zu verankern. Es liegt nunmehr ein "Entwurf eines Gesetzes zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften" in Gestalt eines Referentenentwurfs des Bundesministeriums der Justiz vor.
Kern des Entwurfs ist eine ergänzende Regelung in § 118a AktG RefE. Hiernach sind die wesentlichen Voraussetzungen für die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung wie folgt:
- virtuelle Hauptversammlung nur zulässig, wenn Satzung entsprechende Möglichkeit bzw. entsprechende Vorstandsermächtigung vorsieht ("opt-in")
- Hauptversammlung kann Möglichkeit für virtuelle Hauptversammlung nur für maximal 5 Jahre vorsehen, danach erneuter Beschluss notwendig,
- physische Anwesenheit von Vorstand, Aufsichtsrat (wenn nicht Möglichkeit der virtuellen Teilnahme vorgesehen), Versammlungsleiter, Abschlussprüfer,
- Redemöglichkeit für die Aktionäre in der Versammlung im Wege der Videokommunikation,
- Antragsstellungsmöglichkeit für Aktionäre in der Versammlung
- Stimmrechtsausübung durch elektronische Kommunikation (elektronische Teilnahme, elektronische Briefwahl), Zulässigkeit Vollmachtserteilung
Ein wesentlicher Unterschied zum COVID19-Maßnahmengesetz ist die ausdrückliche Vorsehung und Verankerung wesentlicher Aktionärsrechte während der Versammlung - Rede und Antragsstellung durch die Aktionäre. Diese Rechte sollen in einem neuen § 130a AktG RefE verankert werden.
Der Referentenentwurf beschränkt allerdings das Auskunftsrecht der Aktionäre dahingehend, dass Vorstand vorgeben kann, dass Fragen der Aktionäre bis spätestens vier Tage vor der Versammlung im Wege der elektronischen Kommunikation einzureichen sind. Nicht fristgerecht eingereichte Fragen sollen nicht berücksichtigt werden müssen.
Die Stimmrechtsausübung erfolgt durch elektronische Kommunikation (elektronische Teilnahme, elektronische Briefwahl); auch eine entsprechende Vollmachtserteilung ist zulässig.
§ 118a AktG RefE - Zulässigkeit einer virtuellen Hauptversammlung
(1) Die Satzung kann vorsehen oder den Vorstand dazu ermächtigen vorzusehen, dass die Versammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Wird eine virtuelle Hauptversammlung abgehalten, sind die folgenden Voraussetzungen einzuhalten:
1. die gesamte Versammlung wird mit Bild und Ton übertragen,
2. die Stimmrechtsausübung der Aktionäre ist im Wege elektronischer Kommunikation, namentlich über elektronische Teilnahme oder elektronische Briefwahl, sowie Vollmachtserteilung möglich,
3. den Aktionären wird das Recht eingeräumt, Anträge, die keine Gegenanträge nach § 126 sind, im Wege elektronischer Kommunikation in der Versammlung zu stellen,
4. den Aktionären wird ein Auskunftsrecht nach § 131 im Wege elektronischer Kommunikation eingeräumt,
5. den Aktionären wird der Bericht des Vorstands oder dessen wesentlicher Inhalt bis spätestens sechs Tage vor der Versammlung zugänglich gemacht,
6. den Aktionären wird das Recht eingeräumt, Stellungnahmen nach § 130a Absatz 1 bis 3 und 8 im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen,
7. den Aktionären wird eine Redemöglichkeit in der Versammlung im Wege der Videokommunikation nach § 130a Absatz 4 bis 8 eingeräumt,
8. den Aktionären wird eine Möglichkeit zum Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation eingeräumt.
[…]
(2) Am Ort der Hauptversammlung haben teilzunehmen:
1. die Mitglieder des Vorstands,
2. die Mitglieder des Aufsichtsrats, sofern deren Teilnahme nicht nach § 118 Absatz 3 Satz 2 im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen darf,
3. der Versammlungsleiter und 4. der Abschlussprüfer in den Fällen des § 176 Absatz 2 Satz 1 und 2.
Ein von der Gesellschaft nach § 134 Absatz 3 Satz 5 benannter Stimmrechtsvertreter kann am Ort der Hauptversammlung teilnehmen.
(3) Eine Bestimmung in der Satzung nach Absatz 1 Satz 1, die die virtuelle Hauptversammlung vorsieht, muss befristet werden. Virtuelle Hauptversammlungen dürfen nach solch einer Bestimmung für einen Zeitraum von längstens fünf Jahren nach Eintragung der Gesellschaft vorgesehen werden.
(4) Eine Ermächtigung des Vorstands durch die Satzung nach Absatz 1 Satz 1, die virtuelle Hauptversammlung vorzusehen, muss befristet werden. Sie kann für einen Zeitraum von längstens fünf Jahren nach Eintragung der Gesellschaft erteilt werden.
(5) Werden nach Absatz 1 Satz 1 getroffene Bestimmungen oder Ermächtigungen durch Satzungsänderung geschaffen,
1. darf die Bestimmung die virtuelle Hauptversammlung bis zu einem Zeitraum von längstens fünf Jahren nach Eintragung der Satzungsänderung vorsehen und
2. kann die Ermächtigung des Vorstands für einen Zeitraum von längstens fünf Jahren nach Eintragung der Satzungsänderung erteilt werden.
(6) Bestimmt dieses oder ein anderes Gesetz, dass Unterlagen in der Hauptversammlung zugänglich zu machen sind, so sind die Unterlagen den der Hauptversammlung elektronisch zugeschalteten Aktionären während des Zeitraums der Versammlung über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machen."
§ 130a AktG RefE - Stellungnahmen und Redemöglichkeit bei virtuellen Hauptversammlungen
(1) Im Fall der virtuellen Hauptversammlung hat es die Gesellschaft zu ermöglichen, dass die Aktionäre vor der Versammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation unter Verwendung der inder Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse einreichen können. Der Umfang der Stellungnahmen kann in der Einberufung angemessen beschränkt werden.
(2) Stellungnahmen sind bis spätestens vier Tage vor der Versammlung einzureichen.
(3) Die eingereichten Stellungnahmen sind allen Aktionären zugänglich zu machen. Bei börsennotierten Gesellschaften hat dies über die Internetseite der Gesellschaft zu erfolgen. § 126 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1, 3 und 6 gilt entsprechend.
(4) Den Aktionären ist in der Versammlung eine Redemöglichkeit im Wege der Videokommunikation zu gewähren. Für die Redebeiträge ist die von der Gesellschaft angebotene Form der Videokommunikation zu verwenden. Die Gesellschaft kann in der Einberufung einen angemessenen Gesamtzeitraum für die Redebeiträge aller Aktionäre und eine angemessene Anzahl der zuzulassenden Redebeiträge festlegen. Über die Reihenfolge der Redebeiträge in der Versammlung entscheidet der Versammlungsleiter.
(5) Von der Redemöglichkeit können nur diejenigen Aktionäre Gebrauch machen, die bis spätestens vier Tage vor der Versammlung einen Redebeitrag unter Verwendung der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse angemeldet haben. Die Möglichkeit zur Anmeldung von Redebeiträgen kann auf ordnungsgemäß zu der Versammlung angemeldete Aktionäre beschränkt werden.
(6) Anmeldungen für Redebeiträge werden in der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs bei der Gesellschaft bis zur nach Absatz 4 Satz 3 festgelegten Anzahl zugelassen; ein Anspruch auf Zulassung von Redebeiträgen über die festgelegte Anzahl hinaus besteht nicht. Die Gesellschaft kann sich zudem in der Einberufung vorbehalten, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft vor dem Tag der Hauptversammlung zu überprüfen und nach Satz 1 zugelassene Redebeiträge zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.
(7) Fragen nach § 131 Absatz 1 und Nachfragen nach § 131 Absatz 1d dürfen nicht in einem Redebeitrag gestellt werden. [...]
§ 131 AktG RefE - Ergänzungen zum Auskunftsrecht
„(1a) Im Fall der virtuellen Hauptversammlung ist Absatz 1 Satz 1 mit der Maßgabe anzuwenden, dass der Vorstand vorgeben kann, dass Fragen der Aktionäre bis spätestens vier Tage vor der Versammlung im Wege der elektronischen Kommunikation einzureichen sind. Für die Berechnung der Frist gilt § 121 Absatz 7. Nicht fristgerecht eingereichte Fragen werden nicht berücksichtigt.
(1b) Der Umfang der Einreichung von Fragen kann in der Einberufung angemessen beschränkt werden. Das Recht zur Einreichung von Fragen kann auf ordnungsgemäß zu der Versammlung angemeldete Aktionäre beschränkt werden.
(1c) Die Gesellschaft hat fristgemäß eingereichte Fragen vor der Versammlung allen Aktionären zugänglich zu machen. Bei börsennotierten Gesellschaften hat das Zugänglichmachen über die Internetseite der Gesellschaft zu erfolgen.
(1d) Den Aktionären ist im Anschluss an die Beantwortung der vorab nach Absatz 1a Satz 1 eingereichten Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation ein Nachfragerecht zu den in der Versammlung gegebenen Antworten des Vorstands einzuräumen. Nachfragen, die in keinem sachlichen Zusammenhang zu der vorab eingereichten Frage und zu der Antwort des Vorstands stehen, werden nicht beantwortet.“
Entwicklung #2 - Was passiert als Nächstes?
Referentenentwürfe sind gewöhnlich Ausgangspunkt für einen umfangreichen Konsultationsprozess. In dessen Verlauf geben gewöhnlich die involvierten Interessenverbände unverbindlichen Stellungnahmen ab. Am Ende dieses Prozesses steht dann zumeist ein Gesetzentwurf, welcher Grundlage für die Behandlung des Themas in den gesetzgebenden Gremien, v.a. dem Bundestag, ist. Insofern kann durchaus kleine oder auch größere Änderungen an dem bislang vorliegenden Entwurf geben.
Es bleibt also weiter spannend. Wir bleiben für Sie am Ball.
Weiterführende Informationen zur Hauptversammlung
FAQ - Virtuelle Hauptversammlung
Mit einem Klick finden Sie die Antwort auf die wichtigsten Fragen rund um die virtuelle Hauptversammlung.
Was bedeutet virtuelle Hauptversammlung?
Von einer virtuellen Hauptversammlung spricht man, wenn die Aktionäre bei der Durchführung der Hauptversammlung nicht physisch präsent sind.
Gibt es virtuelle Hauptversammlungen?
Ja. Diese sind befristet bis zum 22.08.2022 nach dem COVID19-Maßnahmengesetz unter bestimmten Voraussetzungen zulässig
Kann die Satzung virtuelle Hauptversammlungen regeln?
Nein. Das Aktiengesetz erlaubt neben der Hauptversammlung als Präsenzversammlung keine andere Form der Hauptversammlung. Unter Berücksichtigung vom § 23 Abs. 5 AktG kann eine Satzung keine andere Form der Hauptversammlung - virtuell, hybrid, online - vorsehen.
Wird es virtuelle Hauptversammlungen (auch) zukünftig geben?
Das Justizministerium hat bereits einen Referentenentwurf zur Änderung des Aktiengesetzes vorgelegt, welcher auf die Einführung virtueller Hauptversammlungen abzielt.