Internal Investigations, unternehmensinterne Ermittlungen

Ablauf, Mitwirkungspflichten, Grenzen und Compliance

Internal Investigations (unternehmensinterne Untersuchungen oder Ermittlungen) spielen mittlerweile eine zentrale Rolle in der Unternehmenswelt. Sie dienen dazu, mögliche Verstöße gegen Gesetze, behördliche oder unternehmensinterne Richtlinien und andere interne oder externe Regularien aufzudecken. Internal Investigations gehören daher zum Pflichtprogramm jedes Compliance-Systems.

Wie unternehmensinterne Ermittlungen ablaufen, was es zu beachten gilt und wo die Grenzen von internen Untersuchungen verlaufen, das lesen Sie nachfolgend.

Warum Internal Investigations (unternehmensinterne Ermittlungen)?

Unternehmensinterne Ermittlungen bzw. Untersuchungen werden aus diversen Gründen durchgeführt. Zu diesen gehören unter anderem:

Erstens. Sie dienen zunächst dazu, anlassbezogen mögliche Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften, Branchenstandards, Unternehmensrichtlinien, Compliance -Standards und anderen Regularien aufzudecken. Sie dienen dann meist der Aufdeckung von Pflichtverletzungen von Vorständen, Aufsichtsräten, Geschäftsführern, aber auch von leitenden Angestellten und Arbeitnehmern.

Zweitens. Internal Investigations dienen nicht selten aber auch der allgemeinen Compliance. Durch die internen Untersuchungen können Risiken unterschiedlichster Art identifiziert werden. Die Identifikation von Risiken hilft der Risikominimierung und mithin der Verbesserung von (ineffizienten) Prozessen und (unzureichenden) Compliance - Systemen. Das Risiko von Schäden kann auf diese Weise verringert werden.

Drittens. Schließlich helfen Internal Investigations, das Vertrauen der Mitarbeiter, Kunden, Stakeholder und der Gesellschaft in das Unternehmen im besten Fall zu schützen und im schlechten Fall wieder herzustellen.

Compliance System und Internal Investigations

Internal Investigations gehören aus den vorgenannten Gründen zum Pflichtprogramm eines jeden Compliance-Systems. Dies gilt zunächst für anlassbezogene interne Untersuchungen, die der Aufdeckung und Aufklärung von konkret vermuteten Pflichtverletzungen dienen. Dies gilt aber auch für routinemäßige interne Untersuchungen, die der Überprüfung vorhandener Prozesse und Regularien dienen. Compliance-Systeme sollten daher für beide Situationen entsprechende Regelungen und Prozesse vorsehen. Nur so kann - wenn notwendig - zügig und ohne Zeitverlust gehandelt werden.

Die Sachverhalte und Rechtsthemen, in denen Verstöße gegen Compliance - Regeln passieren, sind in der Praxis sehr unterschiedlich. Beispielhaft zu nennen sind:

• allgemeine Pflichtverletzungen
• Untreue, Veruntreuung von Geldern
• Umweltrecht
• Produktsicherheit
• Aufsichtsrecht (regulierte Branchen)
• Datenschutzrecht
• Subventionsbetrug
• Steuerhinterziehung, Sozialversicherung
• Kartellverstöße

Als Kanzlei für unternehmensinterne Ermittlungen stellen wir, je nach Sachverhalt, Rechtsthema und Erforderlichkeit, ein Team von Anwälten, Fachanwälten oder Steuerberatern unterschiedlicher Fachbereiche zusammen.

Ablauf einer internen Untersuchung

Der Ablauf einer internen Untersuchung (engl. Internal Investigation) variiert je nach Unternehmen und Anlass der Untersuchung. Interne Untersuchungen folgen jedoch in der Regel einem ähnlichen Muster. Ein typischer Ablauf ist wie folgt:

1. Schritt - Erfassung des Vorfalls durch interne Berichte, Whistleblower (Mitarbeiter) und andere Quellen
2. Schritt - Planung von Personen, Ressourcen, Zeit, externen Beratern
3. Schritt - Untersuchung durch Interviews/Befragungen, E-Discovery, Sichtung und Analyse von Daten
4. Schritt - Analyse und Bewertung der Ergebnisse - durch interne und/oder externe Experten
5. Schritt - Berichterstattung und Empfehlungen durch internes / externes Untersuchungsteam
6. Schritt - Ergreifung von Maßnahmen durch Vorstand, Aufsichtsrat, Geschäftsführung

Während des gesamten Prozesses der internen Untersuchung ist die Vertraulichkeit oberstes Gebot. Nur so kann das Untersuchungsteam die Fakten gewinnen, die Integrität der internen Untersuchung gewahrt und die Privatsphäre der beteiligten Personen geschützt werden.

Die konkrete Durchführung der internen Ermittlungen obliegt meist einem Ermittlungsteam (Ermittlungsgruppe); manchmal wird auch vom Untersuchungsteam oder Investigation-Team gesprochen. Für die Zusammensetzung des Teams gibt es keine starren Regeln. Je nach Sachverhalt können Mitarbeiter der Rechtsabteilung, Compliance-Abteilung und Innenrevision Mitglieder des Teams sein. Hinzutreten externe Experten - Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, IT-Spezialisten, forensische Diensteanbieter.

Verpflichtung für Vorstand, Aufsichtsrat, Geschäftsführung zur Durchführung einer Internal Investigation?

Besteht für die zuständigen Organe eine Verpflichtung, eine Internal Investigation durchzuführen? Vereinfacht gesagt: ja.

Ausgangspunkt sind hierzu zwei Aspekte. Erstens sind die zuständigen Organe dazu verpflichtet, etwaigen Pflichtverletzungen, insbesondere mit Schadensbezug, anlassbezogen nachzugehen, diese aufzuklären und gegebenenfalls auch gerichtlich zu verfolgen. Dies bedeutet bei unbekannten und ungeklärten Sachverhalten eine Untersuchung dieser. Zweitens sind die zuständigen Organe - im Einzellfall - dazu verpflichtet, unter Compliance - Gesichtspunkten routinemäßig interne Untersuchungen durchzuführen. Insofern lassen sich zwei Arten von internen Untersuchungen unterscheiden:

• anlassbezogene interne Untersuchungen
• routinemäßige interne Untersuchungen

Wer unternehmensintern verpflichtet ist, eine interne Untersuchung in Gang zu setzen, richtet sich primär nach der Unternehmensform und den Kenntnisträgern. Bei der Aktiengesellschaft (AG) werden typischerweise der Aufsichtsrat und ggf. der (neue) Vorstand interne Untersuchungen einzuleiten haben. Bei der GmbH wird dies gewöhnlich die (neue) Geschäftsführung, die Gesellschafterversammlung oder, sofern vorhanden, der GmbH-Aufsichtsrat sein.

E-Discovery - Auswertung von Dokumenten, Unterlagen

Nach wie vor erfolgt in vielen Fällen eine Sichtung und Auswertung physisch vorliegender Dokumente und Unterlagen. Dies ist rechtlich zunächst unproblematisch. Zu prüfen ist stets, inwiefern der Betriebsrat informiert oder sogar mitbestimmen darf. Letzteres kommt immer dann in Betracht, wenn Dokumente und Unterlagen durch eine Datenerhebung und Datenverarbeitung gesichtet und ausgewertet werden. Das Datenschutzrecht ist ebenfalls stets zu beachten.

E-Discovery - Emails, Kalender und mehr

Ein in der Praxis häufig genutztes Mittel der Sachverhaltsaufklärung ist die Sichtung und Auswertung von Emails, Kalendereinträgen und Chat-Nachrichten.

Das entsprechende Vorgehen ist grundsätzlich unproblematisch. Zu beachten sind indes datenschutzrechtliche Vorgaben, etwaige Betriebsvereinbarungen und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates. Rechtlich kompliziert wird es in den Fällen, in denen den Mitarbeitern die private Nutzung von Email-Konto, Kalender und Chats erlaubt war bzw. diese über einen längeren Zeitraum geduldet ("betriebliche Übung") wurde.

Befragung von Mitarbeitern, Arbeitnehmern ("Interviews")

Die Befragung von Mitarbeitern ("Interview") des Unternehmens im Rahmen einer internen Untersuchung ist in der Praxis stets ein heikles Thema, dessen Handhabung von den Umständen des konkreten Einzelfalls abhängt. Ein wesentlicher Umstand sind zum Beispiel bereits laufende behördliche Ermittlungsverfahren (Staatsanwaltschaft) gegen Mitarbeiter oder das Unternehmen selbst.

Daneben treten eine Reihe von Einzelfragen: Pflicht des Arbeitnehmers zur Teilnahme an der Befragung, Pflicht zur Aussage des Arbeitnehmers trotz Selbstbelastungsverbot, Zuziehung eines Rechtsbeistandes (Anwalt) für das Interview, Informationsrechte und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats.

Risiko der Beschlagnahme von Unterlagen, Protokollen durch Staatsanwaltschaft

In sämtlichen Internal Investigations, in denen strafbare Handlungen zumindest nicht ausgeschlossen werden können, ist zu bedenken, dass die Ermittlungsbehörden (Staatsanwaltschaft, Polizei) womöglich ein gesteigertes Interesse haben, die Ergebnisse interner Untersuchungen zu erlangen, respektive zu beschlagnahmen. Dies gilt vor allem hinsichtlich etwaiger Protokolle von Befragungen, Interviews. Hieraus ergeben sich zwei nicht unproblematische Aspekte.

Zum einen wird seitens des Unternehmens (Arbeitgeber) den befragten Mitarbeitern (Arbeitnehmer) hinsichtlich der Befragungen / Interviews Vertraulichkeit zugesagt. Auch ohne Zusage vertrauen Mitarbeiter oftmals auf die Vertraulichkeit und tätigen Aussagen, welche sie gegenüber den Strafverfolgungsbehörden (Staatsanwaltschaft, Polizei) nicht (so) getätigt hätten. Insbesondere Zeugnisverweigerungsrechte können auf diese Weise unterlaufen bzw. ausgehebelt werden.

Fraglich ist zudem, inwiefern die von Anwälten erstellten und verwahrten Unterlagen, hier wiederum vor allem Protokolle von Befragungen / Interviews, dem Beschlagnahmeverbot (§ 97 StPO) unterliegen. Die hierzu ergangenen Gerichtsurteile sind komplex. Es sollte aktuell davon ausgegangen werden, dass das Beschlagnahmeverbot einen eher engen Anwendungsbereich hat. Dies sollte beachtet werden und die im Rahmen der Internal Investigation erlangten und erstellten Unterlagen frühzeitig als „Verteidigungsunterlagen“ gekennzeichnet werden.