Neues HinweisgeberSchutzG: Was Unternehmen wissen müssen

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) setzt Deutschland ein deutliches Zeichen für mehr Transparenz und Schutz von Hinweisgebern. Aber was bringt dieses Gesetz konkret?

Lange bevor das HinSchG in Kraft trat, wurde bereits darüber diskutiert, ob Unternehmen aus Compliance-Gründen eine Hinweisgeberstelle einrichten sollten. Dies war insbesondere für börsennotierte Aktiengesellschaften von Bedeutung. Obwohl es damals keine gesetzliche Verpflichtung gab, zeigte sich schnell, dass die Einrichtung einer solchen Stelle für effektive Unternehmensführung und -kontrolle von Vorteil ist.

Gesetzliche Verpflichtung bei mehr als 50 Beschäftigten

Mit dem HinSchG wird dieser Diskussion neuer Wind eingehaucht. Es verlangt nun von allen Beschäftigungsgebern von mehr als 50 Beschäftigten, im Rahmen ihrer Pflichten auch ein funktionierendes Hinweisgebersystem zu implementieren. Dies sollte dort ab sofort ein integraler Bestandteil jedes internen Compliance-Systems sein.

Art des Meldekanals und individuelle Anpassung

Die konkrete Gestaltung des Meldekanals ist ein essenzieller Bestandteil im Hinweisgeberschutz und bietet den Unternehmen hierbei einen beachtlichen Handlungsspielraum. Dies ermöglicht eine flexible Anpassung an spezifische unternehmensinterne Gegebenheiten, wie Größe, Tätigkeitsfeld oder Organisationsstruktur. Das HinSchG verankert in § 16 Abs. 3 klar die Notwendigkeit, sowohl mündliche als auch schriftliche Meldungen zu ermöglichen. Bei mündlichen Meldungen denkt das Gesetz insbesondere an fernmündliche Übertragungsformen. Zudem muss bei Bedarf auch die Möglichkeit zu einem persönlichen Gespräch gegeben sein.

Hinsichtlich der praktischen Umsetzung bietet sich eine Bandbreite von Möglichkeiten an – von Apps mit Sprachnachrichtenfunktionen bis hin zu dedizierten Rufnummern mit Anrufbeantworter. Die Wahl sollte maßgeblich von der vorhandenen Kommunikationskultur im Unternehmen abhängen. Hierbei ist es essenziell, den Meldeprozess so niederschwellig wie möglich zu gestalten, um die Effektivität des Systems zu gewährleisten.

Interne oder externe Meldestelle

Wenn jemand im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit auf Informationen stößt, die er weitergeben möchte, hat er die Wahl, dies entweder über interne oder externe Meldestellen zu tun. Interne Meldestellen werden vom Arbeitgeber oder in dessen Namen eingerichtet und verwaltet, während externe Stellen von staatlichen Behörden, wie dem Bundesamt für Justiz oder der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, betrieben werden. Obwohl es dem Einzelnen freisteht, welche Meldestelle er wählt, legt das Gesetz einen Schwerpunkt darauf, dass die interne Meldestelle generell bevorzugt werden sollte.

Anonymität bei Meldungen: Ein Muss?

Ein heiß diskutiertes Thema im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes ist die Frage der Anonymität. Muss ein Unternehmen die Möglichkeit anbieten, Verstöße anonym zu melden? Die Antwort lautet: Nein.

Während des Gesetzgebungsverfahrens wurde überlegt, ob Unternehmen dazu verpflichtet werden sollten, explizit anonyme Meldungen zu ermöglichen. Das HinSchG sieht in § 16 Abs. 1 S. 4 zwar vor, dass interne Meldestellen anonyme Meldungen bearbeiten sollen. Es verpflichtet Unternehmen jedoch nicht dazu, ihre Meldekanäle so auszurichten, dass sie das Einreichen anonymer Hinweise explizit unterstützen.

Das bedeutet konkret: Unternehmen sind dazu angehalten, anonyme Meldungen zu verarbeiten, aber sie sind nicht verpflichtet, diese Meldungen gesondert zu behandeln oder speziellen Schutzmechanismen zu unterziehen. Bei relevantem Verdacht und drohendem Schaden müssen Internal Investigations initiiert werden.

Fazit

Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt eine bedeutende Entwicklung im Bereich Corporate Compliance dar. Es betont die Wichtigkeit eines effektiven Hinweisgebersystems und fördert gleichzeitig den Schutz derer, die mögliche Verstöße melden. Unternehmen sind gut beraten, sich intensiv mit den Vorgaben und Möglichkeiten des Gesetzes auseinanderzusetzen. Nicht nur, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch, um von den Vorteilen eines gut funktionierenden Compliance-Systems zu profitieren – vom Schutz vor Haftung über den Erhalt des guten Rufs bis hin zur Stärkung der Unternehmenskultur.