Gesellschafterversammlung via Skype, WhatsApp, Email & Co.

Herausforderungen der virtuellen Gesellschafterversammlung

Häufig fragen Mandanten, ob es tatsächlich notwendig sei, förmliche Gesellschafterversammlungen per Brief einzuberufen und im Rahmen dieser Versammlung wichtige Gesellschafterbeschlüsse zu treffen. Regelmäßig kommt die Frage auf, ob Gesellschafterversammlungen nicht bloß per E-Mail einberufen und sogar per Videotelefonie abgehalten werden können.

Wir zeigen auf, ob und wieweit eine solche „papierlose“ Gesellschafterversammlung rechtlich zulässig ist.

Die Einberufung der Gesellschafterversammlung- Ladung per Email?

§ 51 Abs. 1 GmbH-Gesetz verlangt die Einberufung einer Gesellschafterversammlung mit eingeschriebenem Brief (Einwurf/Übergabe).Die gesetzliche Regelung ist aber nicht zwingend. Die Gesellschafter können also von dieser Regelung abweichen. Doch was bedeutet das konkret? Werfen wir einen Blick auf die sich dadurch ergebenden Möglichkeiten für Gesellschafter.

Die rechtswissenschaftliche Literatur bejaht mehrheitlich, dass eine Ladung zur Gesellschafterversammlung per Email zulässig sei. Auch Formularsammlungen und Musterverträge enthalten diese Möglichkeit. Hier ist aber Vorsicht angesagt: die Rechtslage ist hier keinesfalls abschließend geklärt. Bis heute existiert keine Entscheidung des Bundesgerichtshofs, die klar und deutlich die Zulässigkeit einer Ladung zur Gesellschafterversammlung per Email bejaht.

Hier besteht also Rechtsunsicherheit. Zudem ist noch nicht abschließend geklärt, wie bezüglich einfacher, nicht zertifizierter E-Mails der Nachweis geführt werden kann, eine E-Mail sei zugegangen und der Empfänger habe sie tatsächlich zur Kenntnis genommen. Dies ist ein weiterer Faktor, der für Rechtsunsicherheit sorgt.

Im Ergebnis kann dies dazu führen, dass bei einer Ladung nur per Email Gesellschafterbeschlüsse erfolgreich angefochten werden können – unerfreuliche Aussichten für die Gesellschafter.

Der sicherste Weg ist aus unserer Sicht weiterhin die Ladung per Brief und zusätzlich vorab per Email.

Versammlung per Videotelefonie und digitales Protokoll?

Das Gesetz macht keine Vorgaben zu Form und Ablauf einer Gesellschafterversammlung. Die Gesellschafter können daher problemlos vereinbaren, dass Gesellschafterversammlungen per Videotelefonie abzuhalten sind.

Im Falle einer „normalen“ Gesellschafterversammlung, bei der alle Gesellschafter in einem Raum sitzen, wird üblicherweise ein Protokoll erstellt, welches den Sitzungsinhalt mitsamt etwaiger gefasster Beschlüsse widergibt. Dieses Protokoll wird sodann per Post an alle Gesellschafter geschickt.

Ein Protokoll ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es ist jedoch jedenfalls ratsam, um Klarheit über die Ergebnisse einer Gesellschafterversammlung zu schaffen und Missverständnisse und Streitigkeiten in der Zukunft zu vermeiden. Genügt nun bei der Videokonferenz ein digitales Protokoll, also ein Mitschnitt der Versammlung, der allen Gesellschaftern per link zur Verfügung gestellt wird? Grundsätzlich ist dies möglich. Die Erfahrung zeigt aber, dass Gesellschafterversammlung durchaus einen chaotischen Verlauf nehmen kann. Die Frage ist, ob ein bloßer Mitschnitt der Versammlung wirklich Klarheit über den Inhalt und die Ergebnisse der Versammlung bringt. Es droht wieder Rechtsunsicherheit und die Gefahr von Rechtstreitigkeiten.

Lösung: Ebenso wie beim Thema Ladung per Email ist aus unserer Sicht auch hier der sicherste Weg, ein schriftliches Protokoll zu erstellen und ggfls zusätzlich einen Mitschnitt der Videokonferenz zu versenden. Wir halten ein nach Tagesordnungspunkten strukturiertes schriftliches Versammlungsprotokoll weiterhin für das Optimum. Unsere Empfehlung lautet daher: Der sicherste Weg ist die Erstellung eines schriftlichen Versammlungsprotokolls und dessen Versand an alle Gesellschafter, ggfls zusätzlich mit Zurverfügungstellung eines links zum Mitschnitt der Videokonferenz.

Gehen Sie auf Nummer Sicher

Trotz der komfortablen und einfachen Kommunikation via Email/Videotelefonie sollten Gesellschafter weiterhin auf Nummer sicher gehen und Ladungen wie auch Protokolle schriftlich abfassen und per Post versenden. So reduzieren sie das Risiko, dass Beschlüsse angefochten wird und sich das Leben der Gesellschafter nicht mehr um ihr Geschäft, sondern um Rechtsstreitigkeiten dreht.